秘诀1 :建立信赖
“信赖是一支赢家队伍的最基本要素,”钻研团队成败的《财富》总主笔卡尔文指出。信赖是所有团队同心协力、有效运作的核心,没有任何优点或特质比一个让人觉得而可靠的team更重要。一旦团队情感上彼此信赖,做成决策和采取行动速度和效率就会大幅提升,达阵的机率也就倍增。但信赖也是团队最不易培养的条件。
1. 练习个人分享:找机会让成员彼此分享几个自己的故事(例如家乡、家中排行、童年经验、嗜好、第一份工作),有助于消除隔阂。
2. 性格与行为取向分析:让团队成员透过性格测验等工具,彼此了解,并帮助大家藉由共同的词汇来描述自己与工作伙伴的优缺点,例如,“书上说我没耐性,我确实是这样。”
3. 团队体验活动:透过有创意的户外活动,激发团队合作和成员间的亲密感。
秘诀2:鼓励良性冲突
健康有机的关系,绝对少不了建设性的冲突。很多团队因为不想伤和气,刻意避免冲突,结果反而助长了紧张关系和相互猜忌,对团队伤害也更大。因此,如何培养出参与建设性冲突的能力与意愿,就成了优秀团队不可或缺的一部份。了解成员处理冲突的方式:透过性格与冲突取向等分析工具,找出不同性格的人面对或抗拒冲突的态度。
1. 订立冲突的标准:明定处理冲突的规则与约定,可以确保从冲突中达成妥协及好意见受到重视。当大家找出、公开对冲突的看法后,会变得更容易接受团队订下的任何规范。
2. 发掘冲突:团队主管必须成为冲突发掘者,把所有宝贵的议题挖出来,摊在台面上讨论,迫使成员面对及寻求解决之道。
3. 实时认可:当冲突程度升高,参与者开始感到不自在时,主管应适度介入,提醒大家,冲突是必要的。如此一来,既可以释放紧张压力,也能鼓励成员更有信心地继续。
秘诀3:做出承诺
承诺并不等于共识(全体同意),而是指一群聪明、有干劲的人完全接受原来不同意的决定。换句话说,他们能够抗拒共识的诱惑,接受不同的意见,努力达成决议。
1. 理清承诺,避免误解:会议结束前,主管必须问成员,“我们今天达成了什么决议?”将大家的回答写在白板上,如果有人产生疑问,就让大家继续讨论,直到每个人都清楚今天的决定。
2. 明订期限:运用清楚明确的期限,规定最迟何时做出决定,并订定罚则,严格要求如期完成。
3. 设定主要目标:激励成员朝共同方向迈进的最佳方法,是帮助他们建立所谓“主要目标”──团队必须达成哪一项最重要的目标,才算真正成功?最好不要设定量化的目标,而以一般性目标为主,例如提升顾客满意度、扩大市占率,或者推出新产品等。
秘诀4:相互要求负起责任
在团队合作中,负责任(accountability)是指当团队成员的表现不符合标准时,有人愿意站出来提醒对方,也就是说,团队主管不需要无时无刻插手,而是让“同事对同事负责”。打造一支要求对彼此负责的团队,最大的挑战在于,必须克服团队成员向他人说出批评时的犹豫不决,让他们了解,如果不能给同事建设性的响应,就等于辜负同事的期望,有所保留不仅对团队不利,还会伤害团队成员。
1. 进行“团队效力演练”:藉由外地研习(off-site),用两个简单的问题,让每个人都来评价其他成员。一是“这位成员有哪个特质,对团队成功有贡献?”另一是“他有哪个特质,会影响团队的表现?”大家都写完答案后,再要求成员们一个接一个念出对领导人与其他同事的正面、负面特质意见。这种演练,往往可收到极佳的效果。
2. 公布目标与行为准则:负责任的最大敌人,就是含糊不清。所以必须公开说明团队需要达成的目标、每人的权责分配,以及个人应有的行为表现。
3. 善用会议:会议是要求彼此负责的最佳时机,而定期检讨计分板上的进度,可以让团队成员知道谁该负责。
秘诀5:重视团队成果
当你还是单兵的时候,是不是总有个小小的声音在你耳边说,“那我自己呢?难道我不重要吗?”有时这些声音会压过团队的呼唤,让人把团队的集体利益,抛到脑后。自私是人的天性,只有确保团队成员将集体成果置于个人利益之上,并且聚焦在这些成果,才能避免团队成员因为私欲,破坏团队运作。
1. 建立团队计分板:以一套简单易懂的工具,帮助团队随时随地衡量成果进度。计分板应包含两个部份:第一、团队正在使用的衡量标准(盈余、开销、客户满意度等);第二、为了达成团队主要目标,必须达到哪些次要目标。
2. 公开宣布成果:团队如果愿意公开承诺所追求的特定成果,往往能让成员比较有干劲,甚至极度渴望达成这些成果。
3. 根据成果论功行赏:确保团队成员把注意力放在整体成果上,最有效的做法之一,就是提出奖励,特别是奖金,但必须与达到特定成果有关。
秘诀6:精良的IT装备
为团队配备IT设备,切忌“OneSize For All”和“差不多就好”,穿整套杰尼亚还是HOGO BOSS见客户,全看个人喜好,但品味不能丢,何况是举足轻重的电脑呢?作为一个团队的领导者,需要给团队配备最称手的IT设备,才能帮助团队提高效率。那么,什么样的电脑能助力团队大施拳脚呢?
1. 要安全。花了大把的钱为团队的电脑装杀软,为啥还是有安全风险?给团队配置这样的电脑吧:能够基于硬件、软件和BIOS分别来采取有针对性的安全对策,从硬件和软件角度出发,保护IT设备的安全和稳定运行。这下,无论是不小心的跌落,还是因为BIOS无法开机,或是保护电脑里的重要资料,都有一套保护策略,使用无忧!
2. 要易用。呕心沥血的团队成果,就因为电脑不给力,没给客户展示成,努力付之一炬!再大的困难都克服了,哪儿能在电脑上出岔子?为团队成员配备一台最新、顶级的配置的电脑,用着流畅、舒心,团队效率当然不在话下!以后面对客户,或是在办公室埋头苦干,手里是运行流畅、快速的笔记本电脑,团队成员的能力得到最大程度发挥。
3. 要外观。一个意气风发的团队人人都喜爱,着装得体,讲话有道,唯独电脑太“古董”……带着一台与团队面貌不符、突兀的笔记本电脑和带着一台符合精英级设计、外观沉稳、大气的电脑,你选择哪个去见客户?