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 商品采购与配送规范管理制度范本



Ø 采购管理制度:

1.制定采购计划:

1) 由商场各部门概括每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测,在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核。

2) 计划外采购或临时增加的项目,并制定计划或报告财务部审核。

3) 采购计划一式四份,自存一份,其他三份交财务部。

2.审批采购计划:

1) 财务部将各部门的采购计划和报告汇总,并进行审核。

2) 财务部根据商场本年的营业实际、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算。

3) 将汇总的采购计划和预算报总经理审批。

4) 经批准的采购计划交财务总监监督实施,对计划外未经批准的采购要求,财财务部有权拒绝付款。

3.物资采购:

1) 采购员根据核准的采购计划,按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购,以保证及时供应。

2) 大宗用品或长期需用的物资,根据核准计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。

3) 采购人员对餐料、油味料、酒、饮品等等,要按计划或下单进行采购,以保证供应。

4) 计划外和临时少量急需品,经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购,以保证需用。

4.物资验收入库:

1) 无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收。

2) 仓管员验收是根据订货的样板,按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单,然后需直拨的按手续直拨,需入库的按规定入库。

5.报销及付款:

1) 付款:采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核,经确认批后方可付款。支票结帐一盘由出纳根据采购员提供的准确数字或单据填制支票,若由采购员领空白支票与对方结帐,金额必须限制在一定的范围内。按商场财务制度规定,付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款,30元以下者可支付现款。超过30元要求付现金者,必须经财务部经理或财务总监审查批准许后方可付款,但现金必须控制在一定的范围内。

2) 报销:采购员报销必须凭验收员签字的发票或连同验收单,经出纳审核是否经批准或在计划预算内,核准后方可给予报销。采购员若向个体户购买商品,可通过税务部门开票,因急需而卖方又无发票者,应由卖方写出售货证明并签名盖单,有采购员两人以上的证明,及验收员的验收证明,经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。

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