我们知道，现代科学管理源于工作程序的细化分工。当生产流程被划分为一道道工序，并确定一个人只需完成一道工序的时候，流水线开始标准化作业，工作效率与生产力水平大幅提高，人类产出的物质数量大大增加，消费需求得以不断满足。分工是管理的前提与基础，分工是科学管理的重要手段，分工与流程也成为管理中最重要的制度组成。
在日常工作中，分工不明确或者不到位往往造成工作的阻力，成为沟通障碍甚至矛盾产生的起因，使得工作效果大打折扣。例如，你可能会遇到这样一种情况，今天上级安排了一项工作，但是这个工作似乎并不在你已经习惯了的工作内容范围内，而且此项工作又需要多个部门的配合。当你接受这项任务，慢慢去推进的时候，这时你发现，前面有很多阻力。有些环节任何人都不知道应该怎么办，你得一步步去分析，去问问题；有些环节需要其他同事的协助，但是当你跟他沟通的时候，他会说，这是我的工作啊，你怎么给我安排我自己的工作呢，局面顿时尴尬；有些环节你可能得催促好几遍，对方才能给你答复，而答复的结果却又距离你的要求差之千里，你顿感崩溃。如上问题，等等！这是怎么回事呢？你在想，怎么工作就这么难呢？这又不是我的工作。总之，你在抱怨中，加班，烦躁，又不得不按时交差。大家想想，这样的工作结果会是高效的吗？我想，不会的。这种工作氛围下出来的工作报告会对领导的决策产生非常不利的引导，甚至是错误引导，造成误判，影响到整个公司的利益。
然而，这种问题的存在又能归咎于谁呢？有些人可能认为，就是这个工作人员不对，他来承担全部责任，但是他满肚子的抱怨，认为自己是吃力不讨好。难道这种事情是上级的错误，他不应该这样随便去安排工作？但上级是为了公司的利益，为了工作的需要，才提出这样的要求，这是无可厚非的。难道要怨那些不大配合的同事？他们会说他们做了自己该做的事情，他们也无权去跟进这项工作的结果会是怎样啊！结果陷入了僵局。按照当下的原因分析方法，这种情况最终将归罪于我们的体制问题。但是，当下次又出现同样问题的时候，我们又该怎样去认为呢？这只能推论出，现有的工作内容缺少专人管理，少有人认识到要把出现了问题的工作内容明确责任分工，重新确定该工作内容的归属，最终形成可以公示的规章制度。
对于工作，我们不怕出现问题，怕的是问题出现后，仍然无动于衷，仍然循规蹈矩。针对特殊时期出现的特殊问题，必须要形成一种案例归类，形成案例制度化，形成书面化的明确的责任归属。我们日常的管理工作实际都是按照既有的流程与规范操作，只是由于部分规范不甚细致而导致这种种特殊情况的出现，造成工作中的障碍。而这其中，工作权责不明晰又是最大的弊端。工作实际上是并不难的，难的是有人去做，而有人去做的前提，当是规定了某项工作应该由谁去做，怎么去做，与之相关联人员如何负有协助配合之责。规章制度的作用即是在于各司其职，作为一名管理者，真正需要你去管理的往往是对异常情况的应变，如针对不遵守规范的员工的管理、对销售异常下降或者异常增长情况的分析、政府部门检查出商品质量问题时的应对等等，要将这些在现有的规章制度没有规范到的地方进行明确的责任划分，以确保同类问题在下次处理时成为一种有专人管理、有流程可依的常态工作。因此说，有没有对于异常情况进行及时总结的明确分工要求，有没有专人去提炼并固化解决这些异常问题的办法，将是能否提高工作效率，能否彻底解决问题的根本。
当前很多公司会为了降低成本而采取裁员方式，或者是实施定岗定编，这是非常好的标准化管理措施。通过定岗定编的有效实施，逐渐实现岗位的固定及岗位间工作流程衔接方式的明确，固化人转岗定的工作原则，全面实现岗位说明书公示，并建立专门的机制以保证岗位说明书内容随形势变化而能够逐步更新。如此，工作分工才能真正发挥提高工作效率，促进管理提升的目的，避免因人的变化而造成工作脱节或者使得工作难以为继，甚至出现产生工作损失的不利情况。
