如何策划一个成功的线下活动?
导读
活动策划是提高市场占有率的有效行为，一份可执行、可操作、创意突出的活动策划案，可有效提升企业的知名度及品牌美誉度。活动策划案是相对于市场策划案而言的，严格说它们同属市场策划的兄弟分支，活动策划、市场策划是相辅相成、相互联系的。市场策划和活动策划都从属于企业的整体营销思想，活动策划案应遵从市场策划案的整体思路，才能够使企业保持一定的市场销售额。
前提条件：小型活动，20-200人，预算5000以内。
1、首先Check List
1)定下时间;
2)确定预算;
3)确定场地;
4)演讲者;
5)报名渠道;
6)发布通知;
7)活动通知格式;
8)现场人员名单;
9)物料清单;
10)现场时间表;
11)拍照注意;
12)礼物;
13)活动策划;
14)志愿者;
15)PPT(keynote)。
2、其次细化活动方案
1)时间
跟议论文一样，时间地点人物时间。定下时间，选择地点，预估人数，开始筛选和谈场地。
考虑讲师时间、同事时间、公共节假日时间、场地是否有空…… 综合上面之后，确定时间。
确定活动时间为2小时，还是3小时。当然活动一般会延时，一般是半小时到1小时。
2)预算
跟老板谈谈，跟同事问问，若有免费资源，一定用上。
比如免费赞助食物，免费提供场地，免费赞助小礼物等等。这样同样5k能做更多事情。
讨论一次后，也就知道哪些是不能省略的钱，哪些可以灵活。
是否开发票，发票是否另外加7%税点，是否要定金，现场支付还是提前付款等，提前问。
3)场地
是否能帮你收快递，现场Wifi，麦克风，投影能不能用。现场吵不吵?电源插座够不够?
空调能用不?能不能放你们的海报、易拉宝?
场地放是否提供免费食物?他们是否有人协助你们?还是只有场地，你们自己搞定其他的。
从正门开始，是否能有指示牌?避免你的用户找不到?
场地是否很有名?**量是否很大，是否会有该场地游客加入你们活动。
该场地是否有微信、微博等等，是否愿意替你们宣传推广活动，这个可以带来更多流量。
场地负责人的微信、手机号码是?
若不能自己前去看场地，请他们把场地照片发给你。看一次比较有感觉。
现场也知道东西怎么放最合适了。
4)演讲者
他们是否有不靠谱前科?会不会准时到达?
他们PPT在活动前检查一次，以防奇怪的事情发生。
他们用mac还是win，是否需要投影仪?
他们的微信或者微博账号是?这在活动宣传时候，需要@ 给他们。
主持人可以把演讲者社交账号读一次，加深了解，介绍时候跟亲切人文。
活动前向演讲者把所有PPT要到，演讲完毕放入分享。方便参加者获取。
5)报名渠道
可以用很多地方宣传推广，但是报名的link只能一个。
我个人推荐用Google form去登记和统计报名。
但若全部用豆瓣或者微博活动统计，也可以。总之就是一个统计数据。
避免重复报名，多次统计，发邮件通知也容易出问题。
另外，报名时候可以做小信息收集的。他们常用APP是?怎么知道你们的?有无建议等等。
后台可以看到报名人邮箱和社交账号，对社交大账户可以特别留意一下。
6)发布通知
同上，场地是否可以通知，是否在场地提前张贴海报?
是否还有友情渠道可以通知?
自家那些渠道可以通知?
包括但不限于：短信、邮件、微信、微博、G+、博客、专栏、线下告知……
通知时间(示例)：2014年3月29日上午9：00—上午11：00
地图搜索有数据过期概率，请一定详细指明路线。地点一定配地图指示图，告知最近地铁口，比如：B口出，左拐，看到XX大厦，楼下即是
若需要公交换乘，请详细标注，并指示问路电话。
报名成功后通知一次，活动前3天再通知一次。
另外，活动通知发出后，给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下，能带来不少**。
微信、微博发送，然后戳link直接报名。可以用问卷网收集数据。
Google form、活动行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城，做活动发布都不错。
另外，书是死的，世界是变化的。现场一定要灵活使用。
比如市场调查类的活动，就不要到处发通知。先自己公司内部微信、email通知，短信通知，最后再微博通知，最后若人数实在不够，再公众通知。这样能保证得到自己相关用户参加，而不是一堆无关人员，甚至是竞争对手跑来参加。
7)活动通知格式
按照标准方式去写，时间地点人物事件。
让人30秒内能判断，这个活动是否值得参加。
不要太文艺腔，过度联想美化。
时间表，地点，演讲内容简介等等干货放前面。
用自己语言多描述一下演讲者，只写XX公司XX职位，容易让职务普通人，失去关注度。
而且牛叉公司牛叉职务，可能让人以为言辞无趣讲套话，而不来参加。
用心写语言，能吸引到不同的受众。
“讨论APP设计原则，快速迭代方式”
“48小时持续熬夜改设计暗黑历程”
“爱改需求的产品经理 VS 敏捷开发工程师”
“设计师分享：怎样高效和工程师沟通”
同一件事用不同方式去表达，会吸引到不同的受众。
8)现场人员
确定那些是必须提前来的人。提前1小时到达。
准备物料，检查细节，准备签到物质，跟场地方沟通。
如果现场提供食物，提前1小时点餐，现场人到达后直接开始使用食物，避免等待浪费时间。
明确分工，虽然可以互相照应，有明确分工，更能检查。
拍照的，实时微信群互动的，微博更新的，签到的，发礼物的，传递话筒的……
9)物料
常见物料有：海报、现场小礼物、签到表、签到笔(大量)、易拉宝、零食、摄影仪、相机……
不少物料需要提前快递到场地，需要场地方签收。
有些需要提前张贴，比如海报。
10)现场时间表
不要拖时间，有些场地有下一场活动，延时会耽误另一个人。
有些场地按照时间计算，延时需要另外计费。
另外，延时会导致用户提前离开，效果也不好。
严格按照时间表来，若调整，再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。
并在最后5分钟、1分钟，倒计时提醒。
11)拍照注意
拍到现场活动标志。
拍到演讲者和PPT
拍到提问者。
拍签到场面、拍接受礼物、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。
尽量早邀请大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有横幅，可以拍一起在横幅或者海报下合影。
拍一些花絮和小场景特写。
这些后期写活动总结和新闻时候能用到。
12)礼物
带走的礼物我重点推荐：贴纸，t恤。
现场互动的小礼物，我推荐书籍和零食。
礼物不仅仅是用来沟通感情，重点是广告和传播效果。
如果能把你的标志贴在电脑上，带到各个地方，这个传播效果有多好。
我看过几个网络媒体记者把小米贴纸贴在自己mac上。
那个贴纸挺好看的。虽然我不用小米手机，也仔细看了很久。
千万别在丑购物袋上印刷 XXX公司。
要有特色，希望那些爱自拍爱炫耀的网络控，能带回去，能传播，能给别人看。
最好是贴纸、t恤，这个定制不贵，而且传播效应好。
其次是帽子、杯子，这能用很久。
再次是手环、明信片等等，这个大部分情况下都会被丢弃，就现场图个意思。
无论选那种，请一定要好看。不好看只会被当睡衣用，或者直接丢掉。
另外对其他公司赞助的礼物，不要抱太大希望。一般都是公司无用废弃品，卖不掉的东西之类。笔啦，电吹风啦，充电器啦，U盘，圆珠笔之类。
当然有比没有好，能加深场内互动效应。提问者得到礼物当鼓励，挺让人高兴的。
好看玩偶非常有传播效果，但是也比较昂贵，一个好玩偶可能需要100左右成本。
即使是糖胶小人，好的定制价格在30元左右。另外糖胶比较小，不如给大大礼物比较有效果。
小零食，巧克力，棉花糖也不错，如果有人提问，给他们区域撒零食。
其他风车啦，气球啦，风筝，勺子啦，包括洗洁精等等，都行。有礼物比没有好。图个意思。
如果事先没有熟悉靠谱的商家，请一定不要去定制，你无法控制质量。
13)活动策划
定下时间后，去掉演讲、提问时间，余下来的时间可以策划一些好玩环节。
如果希望台下观众大家互相认识。可以搜破冰游戏。
可以单身交友，这个是大部分人感兴趣环节。
可以让大家分组讨论。也可以现场5分钟，大家轮流分享小故事。
也可以直接茶歇，所有人自动找自己感兴趣的人去聊天。一切看你活动主题。
如果是某个节日庆祝主题，空余时间可能是大家一起玩游戏。
我常用的小方式，会让所有人开始写自己知道的APP，数量最多的送礼物。
另一次是所有人写自己知道的程序语言，数量最多的赢。
这样一群人会按照同一个主题，讨论相关信息，互动最高。
若有现场姑娘提问，可以询问是否单身，若是，可以赠送额外小礼物。
当然如果是户外活动，空余时间大概是玩走扁带，打绳结，回答技术问题等等。
14)活动方案确定
活动一般是多人一起举办，策划方案提前跟队友讨论有助于避免盲点。也能提供更多信息。
建立个微信群，其他信息用G doc同步即可。
我办过的活动，一般是3个人一起做，Check List大家一起看，有遗漏会提醒。
“责任到人”方式不适合动态活动，世事万变，一个靠谱团队更能适应变化做出成功活动。
一旦某人暂时不在，另外2个人能补充上。
团队能一起教育和培养志愿者和新人。
15)志愿者
有很重要且不可替代的职务，比如：组织者、主持人。
也有一些活动，谁都能做，可以让任何人5分钟内加入帮助。
比如签到啦，发小礼物啦，维持秩序啦。
这些可以从你的参会人员里面选择，填写报名表格时候询问，是否愿意成为志愿者。
一般是10：1的概率，100个人参会，大概10个愿意当志愿者，最后大概有5个真的来当志愿者。
这个也跟组织有关系，公益，有趣，有公信力的组织，更容易获得靠谱志愿者。
大学生是志愿者主力，但他们相对经验较少，但时间更多。
在职2–3年的人员是第二主力，他们经验丰富，一般参加跟工作相关的志愿者。
大牛很少成为志愿者，时间不够。邀请他们来演讲即可。
请志愿者填写：姓名，电话，邮件，微信号，擅长领域。
每次活动前，指定志愿者XX，去做XXX的事情。方便3分钟进入状态。
若能填写擅长领域，可以引导志愿者完成文案、海报、翻译、报道撰写等等工作。
每次线下活动，好好挖掘和培养志愿者，未来活动会越来越顺利。
16)PPT(keynote)
记得尽量带上自己组织标志，开头和结束有大标志，结束页面有联络方式。
尽量转PDF，方便会后分享。
不要用XX公司业务介绍，那个格式PPT，太没诚意。
顶尖运营小结：
对目标受众的吸引力大小是活动推广策划成功与否的根本，一个好的活动一定会注重受众的参与性及互动性。有的活动策划会把公益性也引入活动中来，这本身既与报纸媒体一贯的公信力相结合，又能够激发品牌在群众中的美誉度。甚至活动的本身就具有一定的新闻价值，能够在第一时间传播出去，引起公众的注意，最大限度地树立起品牌形象。
本文转载自“创意圈”
