公文，又称通知通告，属于企业下行应用文书。公司的公文质量能够在一定程度上反应出企业管理水平。由于工作需要，公文往往由很多不同职能、不同层级的管理人员草拟，因此，控制公文拟写质量存在一定的难度。
公文是以公司名义发布的，而非个人、部门发布的公司法定文件。公文传达的是公司管理层的一致决策，体现了公司管理层的意志和权力。发布一份有关财务事项的通知，就认为只由财务领导批准、只与财务人员有关，这是一种不正确的认识。
公文的内容，主要是针对公司各类经营管理活动的管理政策、行政指令等具有广泛知会性信息，具有明确的目的性，是公司履行和实现各项管理职能的重要手段。
公文的拟写应当严肃、规范、书面化。公文草拟者应当具备一定的管理知识和应用写作能力，对公文所要传达的内容应当非常了解。草拟的公文应当目的明确、逻辑清晰、言简意赅。公文格式和内容一经审批与发布，便不能随意更改，因此，提交前必须认真检查，并经由管理人员审核确认。
公文的基本信息至少包括：①密级：这个公文需要加密吗?什么级别的人是不能看到的?②审批人：由何人审批?是否需要总裁批准?③主送范围：公文的应当熟知群体，和该群体所属的部门。④抄送范围：公文的一般了解群体，和该群体所属的部门。⑤公文的经办部门/经办人/电话。
公文的结构包括：公文名称、公文正文和公文附件(如有)三个部分。公文名称应当突出主题，简明扼要，避免使用生僻字，不使用标点符号，公文名称的一般样式：关于“XXXX”的通知/通告;“XXXX”通知;“XXXX”通告等。
公文正文的陈述顺序为：先目的、后内容;内容有多项的，使用项目符号：两级项目符号的，使用：一、…… 1、……，三级项目符号的，使用：一、…… (一)、…… 1、……。
公文附件是公文的重要组成部分，一般情况下，附件名称列于公文正文之后;附件与公文一同提交审核、发布。附件内容必须认真检查，仔细核对，并经由管理人员审核、确认。公文正文后列明的附件名字，应与同步提交的附件名称保持一致。
草拟公文应当使用规范的汉字和语句，符合中文语法要求;句式过长的，用标点符号隔开;使用规范的标点符号;日期的年份应当全部显示，如“20XX年X月X日”;内容不得出现病句、歧义句、错别字;多项内容的，有条理，有层次地进行叙述;必要时，留下公文条款解释者的电话和邮箱。
公文的形式管理上，由公文主管部门设定统一格式的公文模板，公文草拟者拟写公文时，仅需按“公文模板”要求，将信息填写齐全、清楚即可。
公文发布后，按发布单位/编号/职能/密级/主送/抄送等进行分类及建立关键词检索，应用于信息化系统当中，基本的功能就是基于上述关键词的快速查询、调阅。
高虎/文
