连锁企业的开发人员在选定店址签约之后,就进入新开店作业阶段,主要是建立部门协同管理,为开业及开业后的运营做好人、财、物的准备。这些准备工作一般包括以下作业流程:工程设计作业,工程发包作业,设备采购作业,培训作业,营运作业。
在这个阶段,要制定开业计划,协同相关部门和供应商争取在免租期内按时完成各项开业准备工作,关键是要取得各部门对其负责工作项目的预测开始时间与完成时间,然后随着工作完成程度,在各阶段填入实际开始和完成时间。
上图以一家餐厅为例,分别以不同颜色表示不同月份的工作进程,从工程施工、设备采购、培训到营运。简要说明如下:
1、工程请购:新店4月7日签约,首先提出工程请购,除了要选定装修公司(预计两天时间4月9日完成),同时要提出设备请购申请,原因是设备订购需要预估供应商的生产时间(一般供应商没有足够现货),设备请购到设备确定计划要10天,于4月17日完成。
2、人员招聘:4月10日开始人员招聘作业,店长需要一定时间来招聘,从招聘完成到培训完成时间6月29日一般需要90天时间,店长的招聘工作越早越好。
3、工程设计:从提出设计申请到现场丈量完成大约需要4天时间(4月13日),从丈量完成到厨房平面图设计,图纸审阅,确定布局约需5天时间完成(4月18日),从厨房平面图设计完成到整个店面平面图确定装修风格大约要3天时间完成(4月21日),完成各项设计图需要14天(5月5日),即整个工程设计作业需要28天时间完成。
4、工程发包:从设计图完成,需要进行工程合同的谈判、议价及签约,约需3天(5月8日),合同签订后工程发包到施工进场准备预估3天时间(5月11日),工程开始装修到工程完工验收预计为45天(6月25日)。验收时按清单与工程负责人一起验收,要将所有的问题分类列出,以方便安排施工单位的返工,最好在每个施工阶段对现场进行拍照并上传,以提高验收效率。稍具规模的装修工程,工程部应每两周上报工作进度并上传照片和厂商工作报告。
5、设备采购:要配合工程装修时间,一般在验收前10-15天设备就必须开始发货,不要等到验收后才发货,也不要在设备到货后装修还没好,影响到装修工作。
6、验收及开业:工程完工验收到各功能验收要5天时间(6月30日),1天时间做营运交接(7月4日)。前1天全面筹备开业,可以模拟实际开业流程;并在每次模拟后,召开分析会,并形成会议纪要,纠正错误以确保7月5日正式开业的正常营运。
下图是根据各个作业阶段,从工程设计、工程发包、设备采购、培训、营运各阶段工作的计划开始日期和办理天数所制定的开店计划。之所以要预估各阶段在计划时间内要完成的工作事项,以便让管理人员有效的协调与监督整个开店过程,随时发现延滞的结点并及时确认和处理,以确保所有工作在免租期内完成,并在预定计划时间内开业。
实际上,完整的开店计划应包括证照、财务、结算以及相关人员奖金(开发人员与工程人员,比如工期缩短,用料抽检等奖金),下图显示相关的管理项目,以下特别说明证照申请:
1、证照申请涉及到工商、税务、卫生、环保各个部门,一般来说,餐厅开业办证的流程为工商局登记、核名,消防登记证,环评(又称排污),餐饮服务许可证,公共卫生许可证,营业执照,税务登记,组织机构代码证,银行开户许可证办理财务章、法人章、公章。
2、租赁合同签定后首先到工商局办理名称预准,在项目开工前到所属辖区消防分局办理消防登记证,项目才可开始动工。工程竣工后就可办理环境测评取得排污许可证(辖区环保局申请)等证照,此外办好餐饮服务许可证(食药监局申请)之后同时还要为从业人员办理健康证。公共卫生许可证(超过150平米需要),验收之后就是拿到以上的三证,消防许可证、卫生许可证、环保许可证,再拿着办好的三证去工商部门换取营业执照。3
3. 办理营业执照,还需要公章审批、刻章,办理组织机构代码证、正式银行帐号,办理地税、国税登记、社保等等手续。
(选址评估网)