论有效的会议管理

论有效的会议管理

零售行业属劳动密集型、专业、统一性很强的行业，在管理中的统一指挥、协调就显得十分的重要。而高效的会议则是实现统一指挥、协调的重要方式。但随着公司的发展，企业的扩大，会议管理中也显出更多需要加强的问题。
公司的会议主要有三个方面：
一、 工作沟通及要求类。
巡场会议、货源对接会、督导会
二、 研讨、学习、培训类。
交流会、
三、 表彰、庆贺、任命类。
四、 例会。
经理例会、主管例会（公司组织）、部门例会、每周一的营运主管晨会、每天早上的主管碰头会、员工分区域晨会、柜组晨会等。
五、 座谈类。
柜组座谈会、区域员工座谈会、公司组织的各类座谈会

会议中存在的现状是：
1、 会议过多（此类属一般企业的常出现的问题）。很多人一天的工作时间有一大半用于在会议上。
2、 会议的时间长、成本较高。
3、 参加会议的人员被动，缺少主动思考问题的能力。
会议内容少沟通、或不沟通，在会上也不交流、沟通。
4、 会议的主题不够明确，结束后的没有跟进问题。
甚至有些会议都没有作会议纪要、更不用说切实执行、落实。
5、 某些会议主持人的综合素质还需要更进一步提高。

针对以上会议中存在的问题，请允许我先对会议的作用及如何达成高效的会议进行分析：
会议，简单的说就是某类人、或团队中的人的为了一个目标的聚会。传统的会议是面对面，但随着电子媒体技术的运用，费用成本的考虑，电视会议会更受到欢迎。
会议的作用包括以下几方面：
一、 通过会议，实现、达成目标。
会议的目的就在于此，是最快、最合理解决问题的方式。
二、 集思广益、及统一意见。
每个人都会有自己的不同的政见、建议，通过与会人员的交流后会产生一个共同的见解、经验、价值观。而这种价值观、经验应是较优的，更有利于工作的效率提高。
三、 会议可以让每个成员了解到彼此的工作情况，形成一个信息共享的空间。
也是批评、及激励与会成员的最佳场所。
四、 会议中产生的约束力、对与会人员的地位确定有很大的意义。
会议不仅是达成目标的一种手段，在某些方面更在其中确定了与会人员的定位，及更有效地树立自己的角色、威信。反之，枯燥失效的会议直接说明主持者的无能。

会议的种类很多，按实现目的可分为告知性、建设性、立法性及执行性。
告知性指宣布或传达上级的指示、精神，及下级的工作汇报。会中不需要达成共识，但要求注重上级精神的领会能力，这一点与传达者的表现能力有很大的关系。
建设性的会议则必须有明确的主题，更需要与会人员的会前准备充分，如讨论营销方案、销售目标、市场调查。
立法性的会议主要指严格按照一定的法规、议程而制定带有普遍性、强制规范性的会议。而我们使用的较多的是执行会议，即决定目标后，如何达成的目标的会议。这里涉及“5W+1H”，即由谁去负责某部分、在什么时间完成、地点、为什么要这样做、做什么事。HOW，即如何执行和计划。在会上应要达成明确的分工与合作，让与会人员清楚自己的责任，同时注意工作进度、效果的控制反馈。
具体的会议表现行式有巡场会、例会、报告会、座谈会、经验交谈会、表彰会、纪念会、市调研讨会、销售会议等

一般会议必须要有筹划与准备、及会后的归纳总结。筹划包括会议目标的设定、与会人员的选择、时间的确定、地点确定。目标的设定应是用文字表达出来的具体目标，否则此目标仍会存在不定性。准备包括议程的安排、人员通知及要求准备的内容、座次的安排。会议的跟踪与总结，会议中必须有会议纪要、且会后对相应的问题须有人跟踪、检查与反馈。

在这里我想要论述的重点是如何进行高效会议，一个会议召开首先是要确定目标，而这个目标必须是清晰、及有积极意义的。在这个基础上我们才能谈如何更加高效的问题。
1、 会议要精减。
可开不可开的会议不开，告知性的会议由正常的例会或由其它形式取代。
2、 会议的时间控制。
A、 明确会议的开始与结束时间会议只能提高不能推迟。让每个人都有强烈的时间观念，同时也不仅仅是一个观念问题，而是一个习惯及风气问题----高效、及时。切不可会议一开始，开到什么时候就什么时间结束，直到开得没完没了，无形中一种拉沓的工作作风就会滋长。
B、 理论上讲，人脑生物钟的高峰期是在早上9：00到11：00，下午的4：00到6：00。这一点要让会议组织者应尊重人的生理周期，当然会有更重要的工作与这个时间冲突，但绝不应把重要的会议放在晚上或吃饭的时间召开，实际上目前就有一些会议是放在这个时间召开。
C、 会议时长也要控制，据专家研究，最佳的会议时长不应超过90分钟，一旦超出这个时间与会人员就会出现精神分散、疲劳状态。在日本有一种流行的会议方法，为了缩短时间，站着开会。把计划时间砍掉一半，当然这是建立在会前的充分准备、预测的基础之上。
3、 会前的通知中明确会议内容，及相关的资料，并要求与会人员熟悉。有些会议在会上散发相关资料就需要一定时间，这个很不妥的一些做法。
4、 会员进行资格的审核，而不泛。有效的沟通人数是在8人以下，如果对于与会人中不加以控制，则产生了沟通障碍，同时减低了与会人员的会议参与积极度。
5、 制定开会守则。
如开会迟到处理、不得窃窃私语、及座下交流、发言须先征得会议主持人的同意、通讯设备关闭及外界其它环境的干扰、及其它小动作等。
6、 会议要有专人进行会议纪要、重点的会议还应有其它的相关会议设备。如投影机、声讯、视讯系统等。
7、 会议主持人应在会议开始前进行必要的简单陈述，及目标明确。引导与会人员的思维想像、提起听众的注意。
8、 会中的各项议程紧凑，有明显的节奏感、紧迫感。这一点需要会议主持人的会议技巧进行控制。
9、 创造紧张适度的的心理气氛。如采用紧逼式的提问，快节奏的议程安排，限时发言、要求与会人员正坐等。
10、 会议中应有必要的沟通与争论机会与时间，只有这样才能很好地调动人员思考的积极性。但这争论的时间不应过长，这需要会议主持人的掌握。如果一旦时间过长，且会使会议变成乏味、少主见。有些企业还特意安排部分有对立面的人员参与重要问题的讨论。
11、 会议主持人应多听、少讲。多用引导的方式，最终达成一致的意见。作为主持人的语言表达一定要非常清晰、准确、权威。只有这样才能使会议更有成效，形成大家的意见。而目前我们是主持人讲得较多，听得少。
12、 会议进行中的主持人发问，应尽可能采用封闭式的问题，而不是开放式，造成答问的夸夸其谈，而又能达到准确表述的效果。
13、 决议要当场确认。在会上能解决的问题，当场决定解决，解决不了的，在会上给出明确的时间会后处理。
14、 在会议结束前必须要有会议总结，明确在会上达成的意见、目标。
A、 复述这次会议的目标。
B、 总结会上达成的成果，意见。提醒、明确与会者的工作任务与要求。
C、 必要的感谢与会者的参与。让与会人员有尊重感、贡献感。
15、 会议结束后的工作。
A、 评估刚刚的会议，改进未来会议参考。
B、 整理会议记录，并及时将相关的会议内容送达给其它有关人员。
C、 跟踪会议中的决议执行状况。

针对公司的快速发展，管理人员的不断提拔，主持会议的机会会越来越多，如何更好地运用会议方式，达成目标。达需要我们的不断会议经验的积累和学习。总之，会议、会要有议、议要有决、决要有行、行要有效！