[原创]公司会议管理制度(正式）.doc

会议管理制度

文件所属部门：行政总经办

文件相关部门：所有部门

一、目的

为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

二、适用范围

********商贸有限公司（下简称“公司”）；

三、职责

1行政总经办负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后行政总经办登记备案。

2会务工作主要由行政总经办承办；其他部门主办或召集的会议，行政总经办应予协助。

3除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政总经办整理、分发、立卷、存档。

四、会议分类

1、公司级定期会议：

1．1公司年会：由公司总经理召开公司的所有部门负责人及以上人员参与的关于公司一年工作总结及下一年公司整体安排的会议；召开时间由总经理确定，原则上在每年1月召开；

1.2公司月会：由公司总经理召开的所有部门负责人及以上人员参与的关于公司下月整体工作部署的会议；

1.3公司经营分析会议：由公司总经理召开的所有部门负责人参加的关于公司上月经营管理的总结会议；

1.4公司周会：由公司总经理召开的所有部门负责人及以上人员参加的关于公司一周工作部署的会议；

1.5营采联席会议：由公司总经理召开的采购、营运及后勤分管副总参与关于公司的业务协调会议；

2、专题会议：由公司总经理或副总经理召开的关系到某项业务的重大决策或公司的重大决策的会议，参与人员根据会议需要由发起人确定；

3、部门工作会议：各部门召开的工作例会，由各部门负责人决定召开并负责组织。

4、各类培训课程：由公司或相关部门组织的各类培训和学习课程。

五、会议安排

1、例会安排

为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下：

1.1公司年会

会议组织：总经办

会议主持：总经理

会议时间：每年1月

会议地点：由总经理确定

会议要求：

（1）    各部门负责人对上一年度的工作进行总结并在会议召开前一个星期提交年度总结

（2）    根据总经理要求各部门根据公司下一年度的整体计划制定下一年度的部门工作

（3）    其它具体细节要求按总经办会议通知执行

   1.2公司月会

     会议组织：总经办

     会议主持：总经理

     会议时间：每月28日，如遇节假日或特殊情况由总经办提前通知具体时间

     会议地点：公司会议室

     会议要求：

（1）   总经办提前将总经理布置的下月公司整体工作安排在每月25日发至各部门；

（2）   各部门在26日下班前将部门下月工作计划提交至总经办汇总后交总经理审核；若未通过重新做计划直到通过为止

1.3公司经营分析会

会议组织：总经办

     会议主持：总经理

     会议时间：上月财务报表出台后的第三个工作日

     会议地点：公司会议室

     会议要求：

（1）   各部门总结上月工作指标完成情况并整改划；

（2）   副总做上月工作指标完成总结并做整改计划；

（3）   总经理对未达成指标的部门进行质询并给出处理意见；

1.4公司周会

会议组织：总经办

     会议主持：总经理

     会议时间：每星期一上午8：40

     会议地点：公司会议室

     会议要求：

（1）   各部门总结上周工作完成情况并做本周重点工作计划；

（2）   公司副总做营采联席会议内容通报和工作要求；

（3）   总经理对上周未完成工作的部门进行质询；

   1.5营采联席会议

会议组织：总经办

     会议主持：总经理

     会议时间：每星期六下午13：30

     会议地点：公司会议室

     会议要求：

（1）   各相关部门做一周问题阐述并给出解决建议办法；

（2）   各部门讨论商议问题解决方案并达成一致；

         （3）总经理做业务决策；

1.6公司例行会议决策的贯彻执行

  例会的记录：总经办

  例会决议的传达：总经办

  例会决议的跟踪执行：总经办

2、各专题会议

相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、联营工作、企划工作、人事管理工作、财务管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结；会议决议由会议主持人签署后生效执行；会议决议总经办备案；跟踪由会议主持人负责。

3、其它会议安排

凡涉及到多个部门负责人参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应提前至少半个工作日通知到相关部门负责人，报行政总经办，由行政总经办进行会议室安排和协调；

4、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政总经办调整会议计划，未经行政总经办调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。

5、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

6、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

六、会议的准备

1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由财务信息办提前做好投影设备连接调试工作；

2、上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议，行政总经办应准备果品和鲜花；

3、根据会议规模需使用音响设备的，由财务信息办提前做好音响调试安排；

4、特别重大会议，应由行政总经办专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：

4.1会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；

4.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；

4.3会议场所布置；

4.4会议服务人员的安排；

4. 5会议签到；

4. 6会后事项安排。

4.7会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。

七、其他规定：

1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议，除开放式讨论会议外原则上会议不超过两个小时；

2、会前，由行政总经办负责通知与会人员，明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料；

3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会时应予以明示；

4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容；

5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务；

6．公司会议的会议纪要由行政总经办专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门；其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档；

7、会议结束后行政总经办或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政总经办专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进。在下一次例会前各部门将完成情况报公司领导。

八、会议纪律

1、任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须提前请假（中层干部以上人员请假需总经理批准，其它人员需向会议组织部门请假），否则视为缺席。

2、与会人员不得因任何理由迟到（提前请假获批者除外）。

3、召开会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不准接听电话，如有重要电话应向会议组织者请假获许后离场接听，以免影响会议效果，否则给予10元/次处罚；

4、与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出，应按会议主持人要求次序发言，不可打断别人发言，如有急需说明事项，应向会议组织者示意获准后发言。

九、附件：

1、会议签到表

2、会议记录表

物超所值，值得付费哦！