目 录
第一章 专用名词及术语
1.1 专用名词
1.2 术 语
第二章 采购员工作职责
2.1工作说明
2.1.1 基本规定事项
2.1.2 专业知识
2.2 商品配备
2.2.1 货源保障
2.2.2 商品选择及陈列
2.3 成本核算及定价
2.3.1供应商提供报价单
2.3.2 毛利核算
2.4 商品补充
2.5 库存控制
2.6 广告宣传
2.6.1 海报广告
2.6.2 其它广告
2.7 销售分析
2.7.1 市场变化预测
2.7.2 处理滞销商品
2.8 开发新产品
2.9 纠正错误
采购流程
第一章 市场调查管理
1.1 市 调
1.2 确定商品结构
1.3 卖出的规划
第二章 寻找供应商
第三章 厂商会谈
3.1 谈判技巧
3.2 样 品
3.3 议 价
3.4 促 销
第四章 采购合同管理
4.1 采购合同格式
4.2 采购合同流程
附件：促销协议书
附件：采购合同
4.3 建立供应商档案
第五章 商品选择
5.1 商品选择的原则
5.2 建立商品档案
第六章 商品陈列图
6.1 商品陈列图例及说明
6.2 画商品陈列图
6.3 促销商品的陈列图
第七章 订货管理
7.1 指定订货计划
7.2 订 货
第八章 收货管理
8.1 供应商送货
8.2 收 货
第九章 决策管理
9.1 送货到楼面
9.2 顾客购物
9.3 补货
9.4 销售分析
9.5 商品的调整
第一章 专用名词及术语
1. 1专用名词
☆ 进价：（COST）即进货成本价，买进商品的价格。
☆ 售价：(RETAIL)即零售价格，售出商品的价格。
☆ 堆头：（STACK BASE ）位于通道边或公共区域，面积较大，可以大量堆积、陈列商品的地方.一般用于特价商品或促销商品的特殊陈列。
☆ 端头：（END）货架两端的货架，用于大量陈列商品。用于特别推荐商品或促销商品的陈列。
☆ 促销墙：（WALL SECTION）商场利用出入口或较明显的靠墙部位设置超高货架，集中陈列某种或某类商品(一般为季节性商品)此处称为促销墙。
☆ 主通道：（CENTER SECTION）贯穿整个商场的主要通道，导引顾客的购物路线。为强化其导引效果，商场通常要在中间或两侧设置堆头或促销墙，陈列特别优惠的促销商品。
☆ 货架：（SHELF）商场中用于陈列商品的金属架子。一般普通货架宽度1.2米，高1.8米；特殊货架根据用途各有不同。
☆ SKU: 用于区分商品的最小划分。亦即单品（ITEM）.
☆ 条形码：厂家经申请为商品编制的国际通行码。分为两种标准：UPC及EAN。前者为美国标准，后者为欧洲标准。在我国两种条码均可使用。
☆ 购物车：商场中提供给顾客用于装运选购商品的手推车。
1.2术语
一、基本术语：
○ 年俑（YEARLY REBATE）：商场向供应商收取的年度佣金。额度为年销售额的1%到5%不等。一般采取现金支付，而不是从货款中直接扣除。
○ 仓俑：商场向供应商收取的仓库管理费用。特别是在有配送中心的情况下使用较多。收取比例为年销售额的1%-2%。
○ 搭赠：按一定比例，厂家提供的订货奖励。
○ 折扣：（REBATE）供应商在与本公司做生意时，所提供的折让
折扣类型有：新店折扣 （NEW STORE ALLOWANCE ）
仓库折扣 （WARE HOUSE ALLOWANCE）
新品折扣 (NEW ITEM ALLOWANCE)
促销折扣 (PROMOTIONAL ALLOWANCE)
回 扣 （REBATE）
○ 赞助费：供应商配合本公司开业庆典、周年店庆、大型节日等所提供的广告费、促销费、陈列费等费用。
二、财务相关术语：
◇ 初始毛利率（Initial Margin）:
=(初始零售价 - 订单成本价)/ 初始零售价
（Initial Retail - Initial cost）/Initial Retail
◇ 实际毛利率
= （实际零售价 - 实际成本）/ 实际零售价
◇ 部门毛利 （Department Margin）=∑[Category Margin]
= ∑[Item Margin x Item %(Item sales/ D.P. Sales)]
* 注：提高毛利率的方法：
1.提高所有商品（Item）的毛利
2.降低商品的实际成本。
3.提高毛利高的商品的销售。
◇ 平均价格（Average Price）
= POS 销售额 / POS销售数量
（POS Sales /POS Q.T.Y.）
◇ 销售增长率 （Sales Increase）
=（本年销售额 - 去年销售额） / 本年销售额
( TY Sales - TY Sales ) / TY Sales
* 注：1.以上两个项目是用来衡量本商场营运状况的好坏的。它们的数值越大，说明营运状况越好。
2.计算时，一般不取单品（Item）数值，而以一个大类或一个部门的数据为依据。这样的计算结果比较符合实际。
◇ 对比商场销售额 （Comp Store Sales）
取同等时间段，对比同等规模不同店的销售额，判断营运状况好坏，并分析原因。
◇ 提价率：（ Mark Up % ）
= （ 零售价 - 成本价 ）/ 成本价
（ Retail - Cost ） / Cost
◇ 成本率：
= 1 - MU %
◇ 成本：
= 零售 X 成本率
◇ 毛利损失：（ Mark Down 简称 MD ）
= 初始零售额 - 实际零售额
（Initial Retail - Actual Retail）
◇ 毛利损失率：（Mark Down %）
= 毛利损失额 / 销售额
（ MD / Sales ）
*注：当出现MD 时，就说明我们按现在的零售价销售商品的话，就会造成我们的毛利损失（与设定的初始零售价相比）。所以应考虑相应的对策来补偿我们的损失。如：
1.与厂家交涉，让其提供免费货补偿。
2.提高商品本身的零售价。
3.在降低零售价前退货给供应商。
◇ 运费：（ Freight ）
预付 （ Prepaid ）
到付 （ Collect ）
*注：采取不同的运费支付方式，将影响我们的成本。
◇ 年周转率：( Turns )
= 年销售额 / 平均库存（以零售价计）
( Yearly Sales / Average Inventory ( By Sales ) )
◇ 月周转率：( Turns )
= Monthly Sales / Average Inventory
*注：根据Turns ，我们可以判断本部门或本公司的库存周转状况。可以判断出是否是畅销商品。当某个 SKU 的 Turns > 1 时，我们认为该SKU 为畅销商品。 Turns 的值越大，商品就越畅销。另外，我们还可以根据 Turns 与供应商交涉付款期限。比如 Turns = 1，则，我们可以要求供应商的付款期至少应大于一个月，这样我们才不至于产生利息损失。
◇ 投资回报率：（ Return On Investment 简称： ROI ）
= 年利润额 / 平均库存（成本）
ROI = Actual Gross Profit$ / Average Inventory ( By Cost)
◇ 存货比 （ Inventory Rita ）
=应付款/ 库存
当 存货比 ＞ 1 ，则财务收益；
当 存货比 ＜ 1 ，则财务支出。
◇ 采购金额预算 （ Open To Buy 简称：OTB ）
OTB = 月末实际库存 - 当月销售 - 毛利损失 + 本月总收货
（ ACT INTRY - SALES - MD + TOTAL RECEVS ）
*注： OTB 是根据上月的实际数值推算下个月的情况，所以上述公式中所取的数据值应为上个月的实际值。
第二章 采购员工作职责
2.1 工作说明：
公司采购员的最高职责是尽最大可能选择和保持丰富的商品品种，为公司的顾客提供商品的最大价值。
2.1.1 基本规定事项
1. 作为采购部的员工必须对公司绝对忠诚。不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公司有关规定处理。
2. 采购人员必须了解本部门的专业知识，避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。
3. 采购人员必须具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品组织，控制商品结构，清除滞销商品，经常引进新商品，维持商品的快速周转及新鲜度。
4. 控制毛利，尽量达到目标毛利；创造销售业绩，完成目标值。
5. 采购人员必须考虑新商品的陈列问题，对正常陈列的商品要画出商品陈列图（MODULER）,促销商品应注明其陈列方式。
6. 采购人员应密切注意市场行情的变化，掌握市场信息。
7. 采购人员应随时关注天气的变化，及时调节受影响的商品的库存。
8. 采购人员应经常深入卖场，了解商情、客情，以期创造最佳的销售业绩。
9. 采购人员应建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免脱销。
10. 采购人员必须适时开发新商品。
11. 采购人员应经常做市场调查，掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段等。并采取相应对策。
12. 采购人员应定期收集销售数据，分析销售状况，并及时做出整改措施。
13. 采购人员应定期拟定促销计划，并策划实施。
14. 采购应了解商品特性，并突显其特性。
2.1.2 专业知识
作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规等相关的专业知识。具体如下：
△ 国家规定的商品检验标准；
△ 商品安全期限；
△ 商品品质的辨别方；
△ 商标知识；
△ 销售技巧；
△ 商品功能；
△ 商品的制作技术；
△ 商品制造成本的构成；
△ 商品价值的显现方法；
△ 供应商的优缺点；
△ 商品的季节变化规律；
△ 供应商谈判技巧。
2.2商品配备：
2.2.1 货源保障
当某种特别畅销的商品在市场上已经预警缺货时：
1. 采购人员应及时增大订货量（刚好可满足至下次订货的预估销量），注意不可超过太大数量，以防厂家价格变动，或商品更新造成库存积压。
2. 向其他批发商调货：比如A地的货源有问题则从B地调货。但如果缺货时间不是很长，则不采取此方式，因为从外地调货会增加商品成本。
3. 对季节性商品，在季节开始时，预估销量，向厂家下订单。
4. 随时把握瞬间性商品的商机，注意价格变化，控制库存。如：呼拉圈、电子宠物、掌上游戏机等。这些商品有以下特性：
○ 快速流行；
○ 起初价格高、利润高；
○ 供应商及零售店一窝蜂加入销售；
○ 价格下降速度快，利润很快消失；
○ 流行季节短；
○ 一不小心，就会造成大量的库存积压；
○ 退出销售季节后，便成为垃圾货，即使降价，也无人购买。
5. 其他地区（包括国外）流行的商品，预估在本地区流行的时间，提前订货。
2.2.2商品选择及陈列
一.商品选择
l 要保持最佳商品选择。
l 参观各类商品展示会，了解新商品动态。
l 去其他零售商场购物，了解别人的商品配置结构，寻找适合本公司商品计划的种类。定期进行价格调查。填写《市调表》（格式另附）。
l 参阅各类贸易杂志，了解新商品动态和趋势。
l 了解商品走势，以便清除滞销商品，为其他品种让出空间。
● 制定季节商品销售计划前提供行业商品种类报告。
l 了解供应商，确保他们有能力为现在和发展后的本公司提供服务。
二.商品陈列：
l 配合商场，争取达到最佳商品陈列。陈列应遵循以下规律:
1. 商品按大中小类分区陈列。
2. 在同一货架上，价格最便宜的品种居于货架最左端。
3. 货架从上到下应遵循由轻到重的原则。
4. 货架上从眼睛到腰部以上的高度为商品陈列的最佳高度（以黄金分割线以上40公分为最佳位置）。
5. 货架层板与商品间的间隔以5公分的厚度为宜。
6. 相邻货架之间应尽量保持层板高度一致。
l 与商品陈列部门配合，使整个部门的商品陈列设计达到最新态度。
l 与商品促销部门配合，进行月度商品展示和季节商品、新商品、特别促销商品展示。
l 为商场提供公司标准的季节商品展示指南。季节性商品应设置单独的陈列货架。并且单品应占有较多的陈列面，达到吸引顾客的效应 。
l 参观竞争对手的商场，以获得商品展示的构思。尤其要注意他们的端架陈列、堆头陈列及其他特殊陈列。
l 分析商品包装，确保为顾客提供最佳商品展示；同时，应注意商品的整箱包装数量，不应太大也不能太小，一般以1.5倍的包装能填满正常陈列货架的量为宜。
三. 注意以下几点：
l 要做好商品的保护，不能使商品破损。
l 在包装上显示所有的相关信息：尺寸、颜色、用途、好处以及一切促销特点。
l 通俗易懂的指示。好的包装应使顾客一眼就能知道它是什么。
l 方便继续主订单的明显标志，名称、规格、产地等应清楚。
l 清楚的展示商品的优点。
l 检查所有供应商提供的商品展示，确保符合公司的商品陈列方式。学习其他商店或竞争对手好的陈列，推广到本公司的所有商场。与企划部配合，做好商品招牌标志。
2.3成本核算及定价
2.3.1供应商提供报价单
要求供应商提供正式的商品报价单，其格式使用统一格式（参见后附《商品报价单》）。
2.3.2 毛利的核算
一. 根据市调的结果，确定某种商品的最低市场零售价。
二. 确定本公司的零售价。定价原则如下：
1． 市场最低价原则：畅销商品比商场最低零售价低2%，一般商品比最低市场零售价低4%。
2． 吸引顾客原则：
○ 把自己假定成顾客，对所采购的商品进行定价，看对自己是否具有吸引力。
○ 定价技巧的使用。使用数字9。二位数字与三位数字的定价，顾客的反映是不一样的。
比如：风扇的售价： 101元
99元
虽然价格只差2元，但给人的感觉却是截然不同的，顾客的购买欲望也相差很多。同样道理，一般的定价如果差不多，就以“9”作为价格的分值。如：
1020 10200
比较999 差 2% 9990 差2%
10 1310
9.9 差 1% 1299 差 1%
虽然差别只有1-2%，但给人的感觉却相差很大。
3. 天天平价的原则
选取有代表性的商品，定位为天天平价商品，首先让顾客第一眼感觉非常便宜。亦可选择促销商品定位于促销价格（不一定真的很便宜），可能从其他方面配合让他更具有天天平价的味道，如陈列、海报，如果你的价格定的很低，但是如果陈列、海报的效果不是很好，也有可能影响该商品的销售。
4. 明确的价格区分原则
不同功能、不同规格、不同材质的商品必须有明显的价格区分，否则，会让顾客不知所措，不知两种商品到底有何不同而产生怀疑，降低购买欲望。
三.确定毛利。
1. 根据所确定的零售价，反算毛利率。
毛利率 = （ 零售价 - 成本价 ） / 零售价
2. 毛利的理想状况：
○ 毛利率刚好达成预估的毛利率。
○ 销售业绩达成越多越好。
3. 如果毛利太低，要分析原因。
※ 可能的原因有：
○ 成本不合适。
○ 促销的品项太多。
○ 售价太低（竞争对手正在做特价）。
○ 价格错误造成毛利损失。
※ 采购对策：
○ 再与供应商洽谈，进一步降低成本。
○ 促销结束后，适当减少促销品项，拉抬毛利率。
○ 如果是敏感商品，则应要求供应商也向我们提供特价政策，以增加我们的毛利。非敏感商品则适当提高零售价，达到正常价格水平。
○ 修改错误，补偿毛利。
四.毛利控制。
1.采购必须控制毛利在规定的标准左右。
○ 毛利率太高：说明零售价太高，影响公司形象，顾客会提出抗议，并不愿购买本公司的商品。
○ 毛利率太低：本公司收益损失。
2.采购应把销售业绩放在第一位，“无销售则无毛利”，所以采购要千方百计促进销售，达到规定的目标值。避免公司造成损失，维持卖场的长久兴隆。
3.采购绝不可为了完成毛利指标而将毛利定得过高。如果只追求毛利，就会伤害我们的顾客，因为我们的零售价过高，最后导致我们的顾客流失。本公司失去生意。
2.4 商品补充：
l 决定补充某项或某类商品的最佳方法，应考虑以下几点：
运费，是否为供应商负担。
数量折扣，订货数量较大时，供应商应给予我们一定比率的折扣。
备货时间，指供应商接到订单后到发货前的时间，一般为一周左右。
包装方式
l 安排再订频率，以确保商品平稳流动及销售。
l 在定单安排上，为商场再订季节性商品提供指导。
l 预测商品需求，与供应商协商确保所需商品不会脱销。
2.5库存控制：
一.通常我们取“月周转率”来衡量我们的库存是否合适。
一般我们的“月周转率”应大“1”，当然，Turns 的数值越大，说明我们的商品周转速度越快。但Turns过大，说明我们的库存不足。
二.当Turns 小于 1 时，我们可以采取两种对策：
1. 增加我们的销售
2. 减少库存。
到月底，采购发现本部门的Turns 达不到目标时，在努力增加销售的同时，必须减少库存（退货给供应商），隔月初再进货。
三. 控制Turns的好处。
1. 让采购有自由发挥业绩的空间，不受库存限制。
2. 公司可有效控制资金积压，减少滞销商品。
4. 月底退货，可以减少应付帐款，为公司节约资金。
四. 库存控制。
1. 如上所述，采购为达成公司的各项指标，必须进行库存控制。另外，作为一个合格的采购员，控制库存也是义不容辞的责任。
2. 理想库存；
理想库存是高销售和低的库存量，何为低库存，就是没有滞销和多余的库存，库存会在我们设定的标准Turns内销售完毕。
3. 采购如何分析库存过高：
○ 评价Turns是否超标。
○ 经常巡视卖场，凭经验判断是否是积压商品。
○ 经常察看 《库存报表》。
○ 经常与营运沟通，订货量是否合理。
○ 注意促销商品促销结束后的库存，如果库存量过大，则要及时退还给供应商。
○ 确认滞销商品的定价是否过高。
○ 确认是否有漏陈列商品。
○ 注意季节性商品在换季时的库存。
五.坚持采购金额预算。
采购要严格按采购预算金额订货。
六.订单检查
1. 定期回顾未收货订单并采取措施提供商场所需要的商品或将其取消。供应商接到订单后，会因种种原因不送货，如果我们不及时取消此类订单，就会时常出现意想不到的断货现象。
2. 定期检查已下的订单，安排商品进入商场或取消订单，经常巡店，确定销售结果，尤其在特别季节要采取相应措施以确保商品流通。
2.6 广告宣传
2.6.1 海报广告
一. 首先确定各部门的商品品项（由采购经理分配），依照促销商品的季节及适合业种、主题及目标，分配给各部门。
二．各部门依照主题选择商品，在商品选择时需要注意：
1. 避免类似的商品同时上海报。
2. 高单价的商品要有详细的商品说明，说明商品的品质、功能等。
3. 应注意参考竞争对手的定价。
4. 应尽量选择畅销品种。
不要因为厂家可提供攒助费就使用厂家的次级商品。
要从整体考虑，是否种类齐全，如确有困难，则应以突出主题为原则。
超级低价的商品可以吸引顾客，因此应加大版面，并放在显著位置。
必须保证商品名称、规格、型号、单位、零售价的正确性，以免造成顾客投诉。
三.海报的分发方式
1. 最优先发给顾客。
2. 由近及远原则（在卖场附近）。
3. 夹报方式，可考虑同本地主要报纸（如某某报纸）一起发放。
5. 发动员工散发。
四.海报促销时，应记录来客数及客单价的增加情况，并加以分析。
五.海报制作前，应与竞争对手做比较，无误后才正式印刷。
六.海报在发行前，应注意保密。
2.6.2其他广告方式
1. 电视广告。
2. 报纸广告。等。
2.7销售分析
2.7.1市场变化预测
采购必须有预测市场变化的能力，及时调整商品及库存。
1. 气候的变化。
气候的变化对季节性商品的影响最大，采购必须注意气候的变化，比如连续雨天或连续阴冷天，每个气候的变化都会影响商品的销售，有的增加销售，有的减少销售。所以采购要预测天气，估计季节性商品的销量，何时要促销，何时结束，心中要有数。这样才可增加销售，减少库存。
2. 商品周期的变化。
任何商品均有周期：起步期、成长期、稳定期、衰退期。采购必须随时注意这四个期间的变化。如下图所示：
稳定
成长 衰退
起步
3. 市场周期的变化
采购要预估未来市场的变化，按市场变化周期调整商品。注意：
○ 商品的品质。
○ 商品的保质期。
○ 商品的包装式样是否过时。
○ 售后服务。
○ 竞争对手是否也销售同样商品，他们的零售价是否比我们低。
2.7.2处理滞销商品
采购人员定期打印“二零八零”报告，对滞销商品进行处理。
1. 未付款前，将滞销商品退换给供应商。（具体按索赔办有关程序处理）。
2. 已经付款的滞销商品：
○ 想办法退货给供应商。
○ 与供应商交涉换货。
○ 要求供应商降价销售，并补偿差价部分。
○ 要求厂家提供赠品抛售。
○ 自行降价处理。（由索赔办处理）
3. 已经与厂家停止交易时，滞销商品的处理方法：
（可与索赔办协商的基础上按以下办法处理）
○ 当成店内活动赠品抛售。
○ 内部转移部门使用。
○ 降价抛售。
○ 公开赠品。
○ 主题性促销抛售。
○ 内部员工拍卖认购。
*注：
l 负责部门的商品直到售出为止。
l 在适当时候向商场提出必要建议，以便销售应季商品，定期巡店，留意需降价的商品。为避免降价，给商场在摆设方面提出建议。若效果仍然不佳，可考虑适当降价销售。
l 设定下订单的最后期限，确保商品及时运抵商场，而商品可在当季售完。指引如何正确淘汰商品。
l 分析广告商品和广告价格，确保降价促销不超过降价预算。
2.8 开发新产品
1. 新商品的开发应以小分类为重点，而不是集中在某个厂家的商品或某一类商品。
2. 开发之前应考虑陈列位置、方式。
3. 新商品的开发还应配合促销支持。
5. 应预估新商品的销量，保证充足的货源。切忌刚一上市就断货。
2.9 纠正错误：
l 了解整个部门情况以便提高。
l 回顾每月出现的差错，将其填入错误纠正表存档，以便将来不出现同样错误。
l 做到首先承认错误并采取必要措施改正。
采购流程
第一章 市场调查
1.1市调
l 采购员在采购新商品之前,要广泛调查市场竞争情况。确立竞争对手，确立的原则是：一考虑同一地域；二考虑同等规模；三考虑整个市场上有代表性；四考虑批发市场。
l 要调查整个市场上可以经营的商品。不同地区有不同的特点，要结合本地区的实际。
l 要了解顾客最需要的商品是什么。要了解本地区不同层次消费者的消费心理，了解他们的生活习惯，了解其他竞争对手的销售状况，掌握以往的销售规律，最终确定目标商品。
l 比较零售价格。了解整个市场上最低零售价格是多少，我们要比他更低。做到价格的领导地位。
1.2.确定商品结构
l 确定核心商品。它是我们的代表商品，能在顾客中树立本店的形象。该商品应是市场最畅销商品；并且我们要做到其价格为具有领导地位；我们应确立与该供应商的良好合作关系，以便能随时取得他的支持。
l 经过市场调查后，我们要给商品划分等级。商品分为核心商品，畅销商品，一般商品，特殊商品和未来商品。按八零二零法则，确立重点商品。
l 最终，我们要填写商品计划表，提交采购部总经理审阅。
（商品计划表Assortment Plan 附后）
1.3.卖场的规划
○ 按照商场的业态，根据商场的规模及货架的数量尺寸，确定商品的大类、单品数量，
○ 画出卖场的平面布置图，标注货架号及商品类别。
第二章 寻找供应商
一.优秀的采购员必须了解
1. 需要什么商品。
2. 通过什么途径可以找到这些商品。
3. 有谁可以提供这些商品。
二.新供应商的开发方式：
我们要针对我们的商品去寻找供应商
○ 整体性的媒体招商广告：
尤其新开的超市，可以采取这种方式，利用TV 或报纸做区域性的广告，定期举办说明会，介绍公司召开，吸引厂家接触，慢慢选择。
○ 媒体广告：
强势性的电视或报纸杂志广告商品，可以根据媒体上的地址及联系电话，寻找供应商。
○ 同行市调
调查竞争对手的卖场发现新商品时，可以通过该商品上的联系电话与厂家联络或按厂家名称查询114台。
○ 厂商介绍
可以向熟悉的同行厂商询问，掌握相关的联络信息。
○ 参加展览会
第三章 厂商会谈
3.1 谈判技巧
1. 制定供应商谈判清单，列出要谈判的供应商明细。
2. 制定供应商谈判日程表。谈判采用预约制，无预约的供应商不与谈判。
3. 谈判时间最好集中在下午，空出上午的时间开会或从事一般业务处理。
4. 与供应商谈判时要注意服装、仪表、谈吐，因为此时你是本公司的代表人。
5. 谈判之前应设定好谈判的大致内容，准备好相关资料。
6. 与供应商谈判应采取主动引导的方式，控制整个过程，减少不必要的寒暄、唠家常，一般性谈判的时间不应超过20分钟。
7. 采购人员必须有守时的观念，即要求供应商守时，又要自己守时。采购有事需要更改谈判时间时，必须事先通知供应商，严禁供应商准时到达而采购不在；对于不守时的供应商，采购人员可以提出处罚或谈判筹码。
8. 谈判时要携带必要的文具。
○ 计算器。
○ 谈判记录本。
○ 记录笔。
○ 相关的会谈资料。
9. 初次接触到供应商应就以下内容进行谈判。
○ 采购员要了解该公司的历史，现状及市场政策等。
○ 采购员要明确提出本公司的期望。提出所要求知道的信息。
○ 要求供应商提供初步报价。
○ 明确收货地点。原则上为我司仓库交货。
○ 探讨支付方式。买断、代销、联销方式下，支付方式将各不相同。买断方式下，我们将设定支付期，一般为60天左右，对我们来说当然越长越好，但也要兼顾供应商的支付能力；代销和联销方式下一般为月结。现代商业竞争十分激烈，如果我们能采取买断方式就将提高我司的市场竞争力。
○ 侧面了解供应商的资金状况如何，是否足以保证合理的安全库存。安全库存一般为一个月的销售量。
○ 要与供应商确认退货方法、原则等。
○ 确认订货周期。最长不应超过一个月；本地供应商应在一周内。
○ 要了解该供应商的商品在本地市场的竞争情况。了解其中那些商品是最畅销商品。
○ 了解该供应商以往的销售历史。应分为批发，零售（食品还应考虑餐饮业）等部分。
○ 了解供应商的促销计划。要了解厂家对整个市场的投入情况。（有时直接与厂家代表接触更为有利）我们要尽量拿到厂家的支持，因为厂家对某一市场的支持往往是有固定额度的，如果我们不争取而被竞争对手取得，那我们在这个项目上将失去竞争优势。
了解有无特殊陈列货架提供。
10. 在谈判中，对于供应商提出的条件，我们要敢于说"NO";在最初接触的谈判中，我们不做任何承诺。
3.2 样品
采购员要求供应商提供样品，并承诺用后归还供应商。
○ 供应商在提供样品时应同时提供各种相关证件。
○ 提供正式报价单（参见后附商品报告表）。
确认样品。
l 比较质量。
1. 厂家质量检测证书，当地卫生许可证，特殊商品的特别销售许可证是否齐备。
2. 保质期有无问题。原则上应具有3/4以上保质期。
3. 包装是否新颖安全可靠。
4. 有无侵权。
l 比较成本。
成本当然是越低越好，但不宜过低。正常的成本应是商品的原始成本加供应商的毛利。
3.3 议价
1. 根据经验判断供应商报价的高低。
一般商品的成本由商品的原材料成本、制造成本、运输成本及附加成本等几部分构成。我们拿到一个商品的报价之后，就要分析它的原材料是什么；大概的制造方法是什么；厂家所在地；供应商的毛利率大概是多少等。
2. 比照同类商品的市场价格。
同类商品只要品质或规格不是相差太大，一般成本也不会差别太大；即使品牌不同也是如此。
3. 由品牌的知名度判断
一般名牌商品的价格比较规范，水分不是很大；如果是不知名品牌或新上市的品牌，则要慎重，有可能成本过高。
4. 由商品的性质判断
不同性质的商品，厂家的加价率不同。如家电类，加价率较低；食品中的冷饮类则较高，有时可达50%；而干货类则在10-20%左右。服装类也较高。要参照手头资料灵活思考，综合判断。
5. 从预估商品的销售量判断。
我们的原则是要有批量折扣。
6. 其它方面。
如：供应商的规模；以往的信誉度；他的运行成本的高低等。
是否是进口品，是从哪国进口的。
3.4 促销
一.确定促销品种，制定详细的促销计划。
二.签署促销协议书。（《促销协议书》见下页）
第四章 采购合同
4.1采购合同的格式（见下下页）
4.2采购合同流程
|
厂家填写 |
|
采购填写 |
|
采购主管签字 |
|
采购经理签名 |
|
转财务输入系统 |
|
一份财务留底 转供应商一份
|
促销协议书
1. 同意支付 大商集团____________店___________费，共________元，由_______________________________支付。
（如未支付，本公司将从就近货款中扣除。）
2. 附件：
□ 端头促销 自__________ 起，至___________止，共_____个端头
商品：________________促销进价___________,估计销量_______
小计：____________元， 其它：____________________。
□ 堆头促销 自__________ 起，至___________止，共_____个堆头
商品：________________促销进价___________,估计销量_______
小计：____________元， 其它：____________________。
□ 海报促销 自__________ 起，至___________止，共_____个品项
商品：________________促销进价___________,估计销量_______
小计：____________元， 其它：____________________。
□ 人员促销 自__________ 起，至____________止，共_____个人。
商品：________________促销进价___________,估计销量_______
小计：____________元， 其它：____________________。
□ 备注：___________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
○ 促销进价有效期为促销活动开始前三天到促销活动结束后三天。
○ 促销人员应遵循本公司的有关规定执行；遵守本公司的作息时间。
○ 如有赠品或促销用具，应于促销开始前三天与本公司收货部联系，送至收货部保管。
○ 促销费用应于促销活动开始前一周以现金或支票交到本公司财务部（财务部出具相关的发票），如未按期交付，则取消该供应商的促销。
○ 供应商必须保证促销期间货源充足，不脱销。
○ 根据促销效果的好坏，本公司保留在促销期间内取消促销的权利。
供应商名称：________________ 大商集团________________
法人代表签字：______________ 总经理签字：____________
业务代表：__________________ 采购经理：_______________
盖章： 盖章：
20 年 月 日 20 年 月 日
采购合同
合同NO:_________________
供应商名称：________________________供应商NO:______________
供应商地址：________________________负责人：_______________
业务代表：_________联络电话：______________传真：__________
…………………………………………………………………………….
供应商性质： □ 制造商 □ 总代理商 □ 进口商
□ 批发商 □ 私营企业 □ 其它 ：_____________经营范围： _______________
采购部门：________________采购员：_________ 分机：_________
…………………………………………………………………………….
交货方式： □ 供应商送货 □ 托运 □ 其它：__________
订货周期：________________ 启运地：______________________
交货地点：________________
付款方式：______________ 付款期限： ___________________
交易方式： □ 经销 □ 代销 □ 联营 □ 其它:________
…………………………………………………………………………….
※ 供应商须提供的资料：
1. 营业执照复印件（必须有年检章）。
2. 税务登记证。
3. 卫生许可证（食品类）
4. 商品质量合格证及本市检验报告。
5.酒类批发许可证。
6. 进口商品的进口卫检证明。
7. 增值税发票复印件。
8. 其它的质保证明。
9. 烟类专卖证、特种烟专卖证。
…………………………………………………………………………….
◎ 约束条款：
1.供应商不得提供仿冒品、伪劣品、及规格不符的商品，如发生此类问题，则由供应商承担一切法律责任及赔偿一切经济损失。
2.供应商商品发生质量问题时，应及时提供退换。如在接到本公司退换货通知两周内仍不前来处理，则本公司有权将对象商品就地销毁，相应金额从当月货款中扣除。
3.供应商应承担商品抽检的一切费用。
4.供应商提供之商品，如发生滞销，则应无条件接受退货。
5.对于有保修期的商品，如果供应商与本公司解除交易，则在保修期结束之前，本公司应持有该供应商的应付帐款__________元；保修期结束后，全额付给供应商。
6. 供应商在接到本公司的订单后，应及时送货。如果接到订单后，在超过订单取消日二十日仍未送货，给本公司造成经济损失的，供应商应按缺货金额的 ______ % 向本公司提供赔偿。
7. 交易双方发生纠纷时，须友好协商解决，解决不了时，提请当地仲裁机关仲裁。
8. 《采购合同》一式两份，双方各持一份，具有同等法律效力，自签字盖章之日起生效。
供应商：（公章）____________________ 集团_______________
法定代表人：_____________ 总经理：___________
业务代表：_____________ 采购经理：_________
________年 _____月 _____ 日 _______年 ____月 ______日
4.3 建立供应商档案
1.合同签署完毕后，一份转交本公司财务部，由财务部输入系统，建立供应商档案。
2.系统产生合同号码、供应商号码。
第五章 商品选择
5.1商品选择的原则。
一. 满足不同陈列要求的原则。
1. 基本陈列商品。陈列于基本货架常年销售的商品。应考虑种类齐全，规格多样，满足不同层次消费者的需求。
2. 特殊陈列商品。端架、堆头及季节性陈列的商品。此类商品价格应具有相当优势。
3. 促销商品。折扣、买赠、抽奖等形式的商品。
4. 专柜陈列商品。
二.顾客要求的原则。
|
1. 顾客所需求的种类太多，从食品、洗涤、日用品到家居用品，以小分类作为顾客需求的基本单位。
2. 每个小分类由若干单品组成。
3. 了解每个小分类的价格带 ，即顾客能够接受的这个小分类的最高售价与最低售价。
5. 采购定价时应考虑商品的定位及顾客群体结构。
6. 按小分类选择商品。
三.高周转率原则
1. 我们所选择的商品，至少应达到我们的周转率目标。
2. 特殊商品除外。（如：进口高价商品；糖尿病人食品等）。
种类齐全原则。
我们应根据《商品计划表》中的商品分类选择商品，做到不漏项。
最低价原则
我们应同时比较多个供应商的报价，原则上报价最低的供应商的商品应成为我们的首选。
5.2 建立商品档案
1. 编制《新商品输入表》
l 采购员选好商品后，要填写新商品的系统输入表，其中包括：供应商名称、商品名称、规格、产地、条形码、大箱包装数量、成本、进向税、销向税、零售价、利润率等。
l 表格填好后，送交采购部总经理签字授权，之后交由系统部。
（后附商品输入表）
2. 新商品建立。
l 系统部将新商品系统输入表中的信息输入计算机，在系统中建立新商品档案。
● 要确定输入正确。
● 要确保商品无遗漏。
第六章 商品陈列图
6.1商品陈列图例及说明
一. 商品陈列图（参见下图）。
部门：_________ MODULER 货架NO:_____
细分类：_______ 区域号：______
|
|
1200X260 12 |
|
1200X270 8 |
1200X280 4 |
|
牛奶薏米并 F 3 24 1 480690730183261
|
|
二.MODULER图的规则说明:
1.台头说明:
◇部门是指中分类,如:干货、鲜食、家电、日用品、服装等。
◇细分类指单品所属的最小类别，如：碳酸饮料、水、果汁饮料；电视、冰箱、洗衣机；男裤、男T恤等。
◇ 货架号：指在卖场中陈列该商品的货架的编号。 编号规则如下：例如：有一排货架，人面对货架，左侧为起始点，即左边第一个货架为一号，依此类推。
◇ 区域号：是指卖场中按商品细类别划分的区域的编号；即指该货架所在的区域的编号。如：0001表示碳酸饮料区，按此号码到卖场平面布置图上，就可找到该区域。
2．图示部分说明：
◇ 该图就是实际货架的正视图，即人站在货架正前方面对货架所看到的商品陈列图。
◇ 图上中间的阴影部分表示货架的分层。上面的数字如：1200X270 8；1200指层板的横向宽度为1200MM，270指层板的纵向深度为270MM，8指该层板位于货架的第8个插孔处（从货架支架的底部向上数）。一般货架的层板深度从货架的底部向上依次变窄。
◇ 每层上的方框部分指具体陈列的商品。如最上层左侧的第一个商品，它的名称是：牛奶薏米饼；条码为：0690730183261；F3表示该商品有三个陈列面；24表示该商品的包装数量为24个/箱；1 表示陈列一层；48是说货架上该位置的总陈列数量为48个。
◇ 商品的陈列应遵循商品的陈列规则。
3．作用的说明：
◇ 该图用来指导营运同事如何陈列常规商品；
◇ 该图可以使采购员大体掌握卖场的状况，为商品订货提供量的参考。
◇ 使商品陈列更加规范、美观、便于控制。
6．2画商品陈列图
1．整理出实际选择的“商品计划表”，按细分类划分。
2．根据商场的货架平面布置图及货架的数量，画出商品的陈列图。
3．每张图对应一个货架号码。
4．商品不可有遗漏。
5．应遵循商品的陈列规律。
6．3促销商品的陈列图
上面所讲的商品陈列图（MODULER）是指常规商品的陈列图。而促销商品不同于常规商品，他们一般陈列于特殊位置，如：端头、堆头等，因此，它的陈列图也就比较简单，只要根据卖场的平面布置图，找出端头、堆头所在的具体位置，就可确定该商品的陈列图了。但应注意以下几点：
◇ 促销商品应尽量放置在本类商品所在的区域，白酒货架的端头就放置白酒，小食品的堆头就放置小食品，使顾客看到端头商品就可大体知道该列货架所陈列的商品种类。
◇ 一个端头或一个堆头只能摆放同一种商品或价格相同、细类相同的不同系列商品；如：榛子巧克力150克，果仁巧克力150克，零售价都是13元，可以摆放到一个堆头；而榛子巧克力150克与榛子巧克力50克，则不能摆到同一个端头或堆头上，因为他们的价格不同，会使顾客购买时由于比价而犹豫不决。
第七章 订货
7．1制定订货计划
1．根据“商品计划表”、“商品陈列图”预估首单商品的订货量，原则上要填满货架（最小应为1.5倍的包装）.
2.根据“促销商品计划”预估促销商品的订货数量，制定初期订货量。端头原则上要填满货架，堆头至少应为一卡板。
3．将所有商品的订货数量添入商品计划表中，提供给采购经理确认。如有出入，可适当调整。
7．2订货
1．根据“商品计划表”填写“订单输入表”，参见下页样本。转交系统部打印出订单。
2．采购确认订单上的所有信息是否正确，与供应商提供的“商品报告表”对照，发现错误立即修改，直至正确为止。
3．将订单与“商品陈列图”对照，确认两点：
◇ 商品陈列图上的商品是否全有订单；
◇ 订单上的商品是否全有陈列图。
4．确认无误后，将订单转交采购经理授权。
5．采购将订单发送给供应商，并请供应商在送货前再次确认订单所有信息是否正确。
第八章 收货
8．1 供应商送货
1.供应商接受订单后确认。
2.备货后，打电话预约送货时间。预约的具体送货时间应在订单下达日与订单取消日之间。
3.如果预计到送货将在订单取消日之后进行，则应在订单取消日之前打电话给本公司采购，申请订单延期。
4.供应商送货时，送货人员应在规定的时间内，带上订单及本人的有效证件，商品的相关文件，送至本公司的收货部。
8．2 收货
请参见“收货部工作手册”的“收货程序规范”。
第九章 决策
9．1送货到楼面
1. 基本商品按陈列图陈列到货架上。（根据商品陈列图）
2. 非基本商品陈列到端袈或堆头位置。
9．2顾客购物
1. 顾客挑选要购买商品。
2. 顾客退货。但顾客对所购商品发现问题或不称心要退货时，我们原则上应允许（我们的政策是顾客永远是对的）。
3补货。
一. 采购员补货
1.采购员补货的对象商品是促销商品及季节性商品.
2.采购员根据销售状况,查询现货库存,确定订货数量.
3. 填写订单输入表,送系统部,打印出订单.
4. 采购经理授权后,由采购发给供应商.
二. 系统自动补货.
1.营运人员用电子扫描抢在卖场扫描商品,根据提示决定是否订货及定货数量,并将数据录入系统(由电子扫描抢自动录入).
2.系统部自动打印出订单,转交采购.
3. 采购人员接到订单后,查询库存、对照销售，进行确认。
4. 确认无误后，发给供应商。
9．4销售分析
1.销售人员要定期的做销售分析.目的在于通过销售分析,掌握商品的销售动态.
2.通过销售分析,我们可以了解我们的毛利状况,库存信息.
3. 销售分析的主要手段是各钟数据分析报表,如:快速日报、周报表、月报表、销售排行榜、80/20报表、库存报表等。
4．销售分析所要考核的项目有：销售Sales、毛利Margin、周转率Turns、在库Inventory等。
9．5商品的调整
1． 根据销售分析的结果，决定商品的取舍。80/20报表中排名后20位的商品应尽快采取措施，处理库存，清仓后，取消该商品。
2． 不断的引进新商品，保证我们的商品结构最新，商品新鲜度最好，有独家特色。
3． 取消滞销商品。
4． 退货。根据《库存报表》及《销售分析报表》，对库存较大的商品及滞销商品应立即退货。
-完-
