新竞争环境下的书店采购管理(二)
来源：
2004-04-09 14:29
信息化建设是实现集约化经营的先决条件之一，信息标准化管理有利于增强发行集团核心竞争力。
2003年，云南新华书店集团有限公司领导在组织研讨连锁经营的进程中，充分认识到信息化建设对实现集约化经营的重要性。经过认真考察和筛选，最后与深圳巴颜喀拉出版在线有限公司签订了开发商务信息管理系统的技术合同。新系统将首先应用于集团公司和其参、控股公司，计划于2004年底实现省内信息网络化。目前，已经完成了图书分类代码和供销商代码的设置，制订了系统维护制度和安全管理制度，昆明地区从事图书、音像批发业务的两家公司和昆明书城、新华图书城两个零售大卖场已经搭建了统一的信息平台。营销人员普遍感受到新系统优化了工作流程，业务数据共享提高了劳动效率，检测工作质量的方法科学简便。
充分利用外部信息资源，对采购业务活动进行分析指导、检查监督、考核评价。
出版信息采集
对出版信息的采集主要通过参加以供应商为主体的各种订货会、研讨会和宣传促销活动，以及征订书目或各种媒体推荐书目等多种渠道获得。
《中国图书商报》第992期(2002年1月8日)刊登的'2002年中国书业十大展望”、“世界出版业十大前瞻”等资料我们收藏的目的除了对信息内容感兴趣，重要的意义还在于学到了对信息资料进行归纳整理的方法。
2003年6月，云南新华书店图书有限公司与《中国图书商报》签订了协议，公司企管部的同志按期将《导购周刊》分发到昆明、大理、玉溪、曲靖、红河等8个卖场，受到当地业务人员和读者的好评。
市场动态分析
通过对业内各种报刊上发布的销售排行榜和有关市场销售情况的调查报告等资料进行加工整理，及时了解某个时期读者对图书畅销品种的需求度或图书销售市场的走势。
2002年6月，云南新华大厦有限公司与北京开卷图书市场研究所签订了协议。公司的信息分析员每月收到该所编发的“全国图书零售市场新书销量排行榜”后，都要调出新华图书城BIMS系统内存数据，按类编制畅销书排行榜对比表，报送公司企管部。
为了使对比表反映的信息更具有现实作用，书城的排名月份与开卷提供的排名月份存在一个月的差异，假定开卷提供的是10~11月排名，书城则以11~12月排名进行对比。另外对比表的内容还包括书城实际销量、连续上榜月数、累计上榜月数、榜上最好名次和当前库存等信息数据。这些资料使我们对列入全国新书排行榜上的每个品种在新华图书城是否入榜、进货、销售及库存量一目了然。
考核评价依据
利用北京开卷图书市场研究所按月编发的“全国图书销售市场简要分析报告”等资料做出的对比分析，使我们对采购业务质量的考评更具有公允性，如畅销品种进货率、市场需求满足率等。
2002年下半年，在第一次收到开卷提供的信息资料时，是我亲自做的对比分析。结果出来后，新华图书城每一类畅销书的实际采购品种均在5种以下。但是到了2003年末，我们基本做到了与开卷提供的信息同步。
采购人员要掌握的三项技能
近些年来，国家新闻出版总署始终坚持把培养和造就高素质出版发行人才列入每年的工作计划，云南省新闻出版局和发行协会的领导层十分重视发行业务人员的上岗资格认证工作，云南省新华书店系统报名参加培训考核的员工积极踊跃。
2003年，我们对图书采购、销售业务人员的基本要求是了解企业经营目标，掌握商务运作要领，既要提高群体协作意识，又要充分发挥个人智慧，在有效的奖励机制作用下，努力争创“业绩第一人”。同时，我们通过计划审定、财务分析等会议形式和总结表彰活动使业务人员更多地了解货款结算业务与社会、经济效益的内在关系，提高对应付款结算业务反映企业信用程度、应收款结算业务反映销售实砚水平的认知度。
为了提高采购人员的综合素质，一年来，我们把教培重点放在增强分析判断能力、计划调控能力和营销策划能力三个方面。
分析判断能力
对客观事物作出准确的分析判断，有利于澄清模糊思想，统一认识，找到工作目标或努力方向。在工作实践中，要求业务人员通过运用科学的分析方法，基本掌握上、下游协作单位的经营管理模式和市场竞争实力；基本掌握区域性销售市场对图书品类的共性需求，多方面了解会员读者的个性需求；基本掌握图书交易市场单品种或多量品种的盈亏临界点，在业务洽谈活动中把握好“讲原则、会变通”的尺度： ：
2003年，图书公司经营管理层为了对云南省图书销售业态做到心中有数，企管部通过市场调查和重点走访，编制了“昆明市集个体书店基本情况表”和“新闻路图书批发市场业务调查统计表”，从而看清了我们的优势和劣势、差距与不足；公司批销中心分管采购部的副经理针对市州公司反映的进货品种少的问题，以“批销中心一般图书品种分析”为题，对采购品种不能满足市场需求的主客观因素做了分析说明；根据总经理室的要求，按版类划分的采购主管对总代理业务、存货管理和热销品种进行专题分析，如'工具书区域代理的可行性分析”、“法律单行本备货与卖场需求探讨”、“南韩作品市场潜力探讨”等。
计划调控能力
计划与调控贯穿于整个经营周期，必须做到事前有计划，事中有控制，事后有考评。图书公司总经理室对批销中心的工作要求是年初编报购销计划书；按月编报“购进图书分类统计表”和“发货统计表”；年末编报“采购计划完成情况分析表”、“卖场销售对比分析表”和“图书品种购退情况汇总表”。
营销策划能力
要求采购人员在选购图书时，分销图书的计划就已在心中基本形成；宣传促销活动不能流于形式，要有具体实施方案，活动结束后要对其效果进行考核评价。
2003年，图书公司采购人员在题为“图书宣传——走在营销的外延”的文章中，阐述了“图书宣传是联系读者和图书出版单位的桥梁，是把图书推向市场的重要手段”的观点；科技类图书采购主管以“激活读者的潜在需求，为图书提供广阔的市场空间”作为开展活动的目的，并在展销活动结束后，向批销中心经理递交了“科技类图书展销活动实效分析”的书面报告。
对供应商实行动态管理
业务协作原则
在与供应商的业务交往中，我们坚持从发展出版事业的整体利益出发，恪守平等互利、动态考核、效率优先、保障双赢的协作原则，基本做到了讲信誉、重实效。
考评管理方式
2003年，图书公司通过对出版信息分析和市场销售业绩考核，同时兼顾到出版集团经营规模和维护股东权益，经过认真筛选，保留了507家供应商的购销协作关系，并实行三级管理制，其中一级90家(18％)、二级112家(22％)。采购部门编制的一、二级供应商年度采购计划书的内容包括供应商代码及出书重点，以及采购品种量、进货额、平均进货折扣、销售额、退货率等指标。
一、二级供应商作为图书公司主要采购对象，我们在改进购销方式、增加品种和数量、加大宣传促销力度、降低退货率和货款结算等方面给予政策倾斜。
采取“经销包退”购销方式，图书公司的采购原则是品种多、数量少、退要勤、换要快。
发展连锁经营思路确定后，我们将图书采购原则调整为目标明确、重点清晰、进镕适度、成本控制、营销有道、退换有序。
目标明确
即对同类品种的采购对象一般按照级次选择供应商。
重点清晰
买断包销品种是实施品牌战略、做大市场的手段之一。凡是供应商重视的事，我们就不能忽视。2003年，对出版社主办的重点出版物推荐活动，图书公司都是派副总经理或批销中心经理前往，业务洽谈大都取得了圆满效果。
根据品类需求计划采购，采购计划自下而上，按季度编制。
为新建、改扩建门店的集中备货，采购部门基本做到了实地考察后制作专项采购方案。
特殊用途的采购品种尽量满足需求，如机关院校图书馆装备、省市区政府采购招标项目、书市展销活动等。
进销适度通过对业务信息系统的科学管理和数据优化，实行总量控制。从2004年开始，我们将对连锁经营门店经营面积、品类格局、存量资产建立数据档案，并通过业务跟踪，实现以销定进，约当备货。
成本控制即以年度财务收支预算作为经营活动的计划目标，通过正确运用量本利控制方法，扩大收人，降低成本，提高经济效益。
营销有道
加大宣传力度。如多媒体宣传、门店布局、统一制作宣传品。从2003年开始，图书公司对云南省新华书店系统新建、改扩建门店实行了拨付开业宣传费的办法，按照经营面积确定了付费标准：200平方米~3000平方米，费用1000元~10000元不等，高于3000平方米，每增加1000平方米，标准提高2000元。
组织促销活动。形式分为联合促销或独立运作、定期或不定期、专题或综合等。
采购渠道畅通。根据体制特点和有利于企业竞争与发展，图书公司与市州公司之间采取统进分销与限制采购两种方式并用，同时建立了“同一品种不允许多渠道进货”的规则。
供货责任清晰。明确了首批新书配发责任在采购部门，请配供货责任在销售部门。
供货方式灵活。把对主配、请配、新书确认、二级分发或门对门服务等方面的选择权交给了市州公司。
退换有序针对退货问题，提出进退同路、遵章有序、整零归集、方便供方的基本原则。随着市场经济的逐步完善，建立起一套切实可行的退货机制。
当前，影响国内图书采购业务正常开展的因素较多，如全国出版信息资源没有得到充分的开发和利用，供销双方差异化经营带来的深层问题没有得到普遍关注和及时解决，在客观上影响了出版物流通市场秩序和企业个性
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