新的信息系统跟踪订单，确定需要运输的库存量
对Room & Board来说，这十年非常繁忙。这家总部位于明尼亚波利斯的家具配饰零售商号称拥有八家分店、八家仓库分布在五个州份。过去十年里，Room & Board以高于15%的年速度增长，管理层预计今年收入将逼近2亿美元——几乎是1995年营业额的七倍。
Room & Board是怎么实现如此快速增长的呢？答案就在于公司2001年决定采用SAP
早在90年代中公司起步时，管理层就知道有必要采用一套能够融合销售、存货和仓库管理、订单、配送及财务报告的信息系统。而且，每一项功能都要强大：Room & Board此前采用的系统在某些方面表现不错，像是接受订单，但在其它方面（存货管理）不尽如人意，England说。
Room & Board高层一直非常强调提供高水平的顾客服务，因此拥有最好的信息系统很关键。Room & Board的销售员工都不拿佣金，但必须得经常花几个小时到几个月帮助顾客选择、组装最适合他们居家或办公的家具。事实上，Room & Board约有30%的销售额来自顾客。
所以，销售员需要快速访问一些信息，像是库存量。他们还要能在卖场查询某个特定的商品和相关设计年升毫，如为了配某张睡椅要选何种花色的布艺。
同时，管理层也需要一个能够密切跟踪新订单、正确确定所需库存量的先进系统。
在使用SAP前，Room & Board员工都是人工跟踪存货，这样很难获取最新的信息，也很难在顾客停留卖场时立刻告知他们哪种商品有存货。大部分时候，销售员不得不联系仓库，然后晚点时候打电话给顾客告诉他们哪些产品有货，哪些快要运来了。
如果说公司规模小，这种人工方式还能凑合的话，当公司不断扩大规模，开张新门店后，就很难满足需要了。“存货要运到很多地方，”这样一来，人工跟踪就太难了，England说。而SAP系统则不同，当产品运抵仓库时就自动分配好发货目的地。
访问产品信息
SAP系统内嵌了一个第三方应用软件，有了它，销售员可以在门店里就得知关于产品的详细信息，以及设计配置：比如说，他们可以查一下顾客考虑购买的桌椅是否最适合地毯、地板颜色。
系统还能提醒设计师，比如说，当橱柜生产商不能在橱柜上安装玻璃门时，设计师就不向顾客做出这方面的承诺。
最后，系统还能告知销售员准确的配送日期。“这样更有序，”England说。
这么多详细信息，只需要销售员轻动指尖即可获知，从而“使咨询销售法”成为可能，SAP战略商业开发经理Evan Schultz说。这些数据也支持目录和网络销售。很多时候，关于产品的信息可以从生产商的数据库输入到SAP系统。
有了SAP，Room & Board即使没有POS系统也能照样运作。“我们不需要专门有一套软件接受订单，然后把订单传送到后台，”England说。相反，门店所下的订单或邮购销售单都直接流通到SAP系统处理。
这样一来，一旦顾客下了订单，管理层立刻就可以看到。
SAP有一个重要特点，就是计划重订（Rescheduling）。它能根据现有商品库存安排同一张订单上不同商品的配送时间，协调商品的生产、付款和配送。举例来说，某位顾客订购了几张椅子和一张桌子，要两周后才能配送，但同时他还买了一套餐桌灯具，可以现场提货。SAP软件可以从订单上确定灯具已经提货，而桌椅尚未配送。
Room & Board还采用了一个第三方软件，名为RouteView（路线预览）。送货司机能按收货地点安排路线，从而提高了配送效率。由于司机能准确勾勒路线图，他们就准确告诉顾客两个小时内能上门。
Room & Board管理人员可以使用SAP系统的汇报功能监控诸如退货率、现有库存以及需要调配多少库存才能满足订单、毛利率等信息。“我们有记分卡评估工作，”England说。
虽然England和Schultz谁都不愿透露SAP系统需要多少开支，England却透露安装这套系统“是公司九个月的业绩”。除了软件本身的成本外，还有为了满足Room & Board公司特定需要进行配置的开支。
系统自给自足
SAP还提供了一套CD，内有最佳操作模版，这样Room & Board公司IT员工就能控制价签。比如说，里面有文件说明怎样才能有效的在系统内创建供货商，确保所有必须信息输入完整，Schultz说。模版还有更多复杂功能，如采购支付（procure-to-pay）程序。
此外，随着公司不断成长，Room & Board不需要增添很多人手就能继续管理系统。尽管以后公司会聘请专家以备员工随时咨询如何操作以前未使用过的新软件，“但现在我们自己就足够了，”England说。
按Room & Board以往的经验，一套端对端（end-to-end）、全公司启用的系统对促进公司成长很重要。“没有SAP，我们不可能有今天的成长，”England说。它“使我们以不同的方式思考，引进不同的商业运作。”
今后，Room & Board将把现有系统升级为mySAP ERP版本，另外管理层还将把它用于支持电子商务。Room & Board公司网址为www.roomandboard.com，现在还不具备电子商务功能。通过SAP系统，该网站将提供和门店一样的“美妙购物体验”，England说。
