成功商场、超市内部管理规章制度全集4.doc版 <未完待续>

第四章商品采购管理制度
公司采购作业实施细则
一、目的
为使采购作业有章可循，以最好的效益向各部门提供材料、物品，特制订本细则。
二、要求
!" 采购对象：采购前对厂方商品质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等
作出评价，以供选择时参考。
#" 价格质量：以合理价格购取较高品质的商品。
$" 时限：配合营业部门需要日及需要量，联络厂方即时供应。
三、方式
采购部门应视商品销售状况、销量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性
等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。
!" 定期契约采购：销售稳定且市价稳定的商品，可选用本方式办理。
#" 特约厂商采购：对某些单项商品，由采购部门择定特约厂商洽购。
$" 一般采购：不适用于前述采购方式者可按本方式采购，程序如下：
采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，了解交易条件后订购。
四、期限
!" 采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。为达到这一要求，掌握适当
采购时机，采购部门应召集有关部门按商品特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项商
品采购作业处理期限，呈总经理核准后公布实施。原则上应以供货合约内记明的交货期
限为准，加计请购呈批及验收所需时间。
#" 原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈总经理核准后，
通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。
五、权限
!" 特约厂家采购项目由总经理核批，涉及资金超过% % 元者呈经理及总经理核批。
!" 定期契约采购和一般采购由总经理核批。
六、供应厂商
#" 各项商品的供应商至少应有$ 家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），各家背
景及交易资料应记载于“供应厂商资料卡”（见附表#）存档备用。对于未达本公司标准的
商品，采购部门应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。
!" 新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生
产能力、产品质量等以后，填制供应厂商资料卡（若由于采购时效而由采购人员自行开发，
则由采购人员填制）呈总经理核准后，列为备选厂商。
$" 对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采
购部门以签呈方式说明原因，送管理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。
七、询价
#" 采购部门收件人员收到“请购单”或“外购单”时，即加盖收件章，转采购经办人员
办理询价作业。
!" 各采购经办人员收到“请购单”或“外购单”，应先判断请购商品品名、规格、需求日
期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格欠详者，注明“填
单异常，说明欠详”等字样后退请购部门修订。
$" 询价程序如下：
（#）由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象（特殊
原因如独家制造、独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外），并填记于
“请购单”。
（!）对于加工契约采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”（见附表!）连同
报价单一并送来，以为议价参考。
（$）采购经办人员询价时，应将询价截止日期填注于“请购单”内以通知供应厂商。
（%）采购经办人员于通知厂商报价后，应即跟催进度。
%" 询价完成后，采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购经办人员，据
以议价。
&" 若报价商品规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购助理人员可将全部资料填制
“采购事务征询单”（见附表$），连同有关报价资料送请购部门签注意见。签注完成后送
交采购经办人员按请购部门意见处理，必要时重新询价。
八、议价
#" 采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各
厂商报价，查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情，经成本分析后，拟订议价对象、议价
策略及拟购底价（并报告有关主管），凭以进行议价作业。
!" 议价：
（#）议价时除注意质量、价格外，还应注意交期有无保证，能否向厂商争取分期付款
等。
（!）议价可采用面谈、通信等多种形式进行。议价完成后，由采购经办人员拟定合作
对象，呈请有关领导核批。
九、订购
#" 由采购经办人员于“请购单”上填记订购日及约交日，再交由采购助理人员填制采
购联络函，寄送厂商。将“请购单”第二联送仓库待收货。
!" 预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与厂商
订立买卖合约书。合约书正本两份，一份存采购部门，一份存供应厂商；副本若干，分存请
购部门、收货部门、会计部门及供应厂商。
以外销价购买，而厂商要求订约时，合约书除按前项分存各有关部门外，副本另需分
送退税部门两份，以提示退税部门提供出口证明文件。
十、特殊情况的处理
#" 请购项目的撤销：各采购经办人员收到原请购部门送来“撤销请购单”后按下列方
式办理。
（#）若原请购项目尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销”章，再交由
采购助理人员将原请购单与“撤销请购单”第二联退原请购部门，第一联自存，按一般请购
单据存档方式处理。
（!）若原请购项目已向厂商订购，由采购经办人员与供应厂商接洽撤销订购，经供应
厂商同意撤销后，向供应厂商取回采购联络函，依第# 项方式办理。若供应厂商坚持不能
撤销，采购经办人员应于撤销请购单上注明原因，呈总经理核签后，由采购助理人员将撤
销请购单寄回原请购部门。
!" 紧急请购：采购经办人员接到紧急请购通知，应即查明请购商品名称、规格、数量、
请购单号及交货地点等资料，并即以电话询议价格，待收到正式请购单时，补入询议价结
果，按急件方式处理。
$" 交货质量异常：各采购经办人员收到收货部门验收不合格的“商品检验报告表”
时，应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于“商品检验报告
表”的“采购处理结果”栏内，并呈总经理核签后，送回仓库。
（#）对于需退料、换料或补交者，采购经办人员应于“商品检验报告表”的“采购处理结
果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。
（!）因质量不合格而退货换货，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通
知厂商换货之次日起计算。
（!）采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与厂商交涉结果记入采购处理
结果栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。
（"）交期延误罚扣处理：采购助理人员收到交货延误（本地厂商延交! 日、外埠厂商延
交# 日以内可不按延误论）或统一发票逾$ 天未送资料科拟整理付款事务时，应按下列方
式处理：
!计算逾期罚扣金额（定期契约采购按每天#%计扣，定有买卖合约者按合约所订比
例计扣，其余按每天!%计扣），并通知厂商罚扣原因与金额，使之立即补送发票，凭以整
理付款。
"在厂方同意扣款或补足发票时，由采购助理人员于收货单及发票上填记实付金额
或发票号码，呈总经理核签后，连同原“请购单”第二联、收货单、商品检验报告表等资料，
送会计部门整理付款。
#如厂方不同意按第& 项方式扣款，采购经办人员应继续与厂商交涉并呈董事长核
决后按第’ 项方式处理。
"( 属买卖惯例或配合最小包装量需超支交者，采购经办人员应于“请购单”采购记录
栏内注明，以作为仓库收货依据。
#( 以暂借款采购，采购经办人员应在“请购单”采购记录栏内加盖“采购部门整理付
款章”，以免会计部门重复付款。
十一、采购作业进度控制
&( 采购经办人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度管制点，预定作业进
度。
’( 预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。
!( 对于未能在预定日期前完成的采购项目，采购经办人员会同请购部门研究处理对
策。
十二、价格变动之处理
&( 外销商品进货价格变动时，采购部门应立即通知外销部门重新审理商品报价水
平，避免不当损失。
’( 采购部门应于奇数月# 日前，核算各种商品价格变动情形，填具“主要商品价格波
动月报表”（见附表"）呈总经理核批处理。
十三、本采购作业施行细则呈总经理核准后实施，修订时亦同
附表!：
供应厂商资料卡
（正面）
厂商名地址邮编
类别归属
营业执照
号码
电话
注册资金
对外
联络人
负责
产品
年营业额
职工人数
法人代表
重要关系企业
名称法人代表资本额经营项目
产品名称商场年生产能力质量等级市场占有率销售区域经营状况评估
制表： 制表时间：
（背面）
主要制造设备状况主要检测设备状况主要原材料
名称规格生产厂数量运转状况名称规格生产厂性能名称规格质量等级来源
交易异常记录
时间
事由
结果
附表!：
成本分析表
征询厂家
被征询厂家
品名规格
商标
单位
报价年成交额
原材料成本
品名规格质量等级单位单价单位产量消耗量单位产量的单项成本
人力成本单位产量
"
每小时产量
"
每小时每人工资
"
用人数
#
单位产量的人力成本
其他成本
电费$ 月设备折旧$ 月
水费$ 月设备保养$ 月
热力$ 月事务开支$ 月
总计
月产量事务开支$ 月
运费包装税款总成本利润率（%）
主管： 生产会计（填表）：
年月日
附表!：
采购事务征询单
请购单编号品名规格数量
征询事项请购部门签复
!请详细填注规格要求等
!厂商名称、住址、电话等欠详
!暂无货，请提供代用品名、规格
!厂商于月日始能交货
!现货质量稍差可否照购
说明事项
采购部门经办： 请购部门经办：
附表!：
主要商品价格波动月报表
年月日
序号
商品
名称
编号规格单位供应商
近期价格记录
（元" 月•日）
变动差异
单价#
每月影响
成本额
平均月
用量
说明
处理
对策
主管
批示
董事长总经理主管经办
公司供应事务处理制度
一、供应事务的方针
!" 供应部门必须经常从经济与使用效果两个方面出发，选择最合适的商品。
#" 必须认真制订并审查采购计划，努力掌握采购技巧与技术；并且，能经常站在公司
的全局立场上，冷静思考与判断，谋求最有利的采购机会。
$" 与供应商搞好关系，努力提高自身的谈判地位，以最小的代价与最佳的采购条件，
达成每一笔交易。
%& 避免供应业务给整个公司整体事务运作带来不利影响，有效地安排好商品的采购
与供应工作。
’" 加强成本意识，在不影响各部门事务工作正常开展的前提下，严格控制商品的库
存量；杜绝一切浪费与不当消耗；保管好商品，使供应工作及时、准确。
二、供应事务的机构
!" 供应事务分别由订购、验收入库与保管出库三个组承担。不同事务不得由同一个
人兼管。
#" 为了使供应工作专业化，使供应人员具有较高的商品知识、市场交易知识以及与
供应商打交道的技能，可以按商品品种，如印刷制品、日用品、杂品与电器等等，来划分各
供应人员的职务工作。
$" 主管科长乃至主管部长，有责任贯彻供应事务的方针，使供应机构的工作能紧紧
围绕方针展开。
%" 为了经常地把握市场中合适且优良的商品，应从各部科选拔合适的人选，组成“商
品研究委员会”。
’" 定期或不定期召开“恳谈会”，邀请相关行业的关系户，共同探讨有效的供应问题，
收集有关商品的信息，把握购买市场的方向。
(" 定期与商品生产制造企业以及相关的协作企业进行联络，把握动向。
三、供应设置
!" 订购、验收与保管三个组必须分开设置，但又不能完全隔裂开来；分组设置以及有
关布局要便于三个组彼此联络。
#" 订购组的事务室，要布置在便于外来联系业务者进出的位置。有关接待业务尽可
能规范化与程序化；包括应答、交涉与接洽的语言都尽可能规范化。
$" 商品接受与检验或清点，尽可能设置在宽广的场所，并配置适当的设备，以便进行
充分的检验与核对。验收环节不充分，后患无穷，或质量不合格，或数量不足等等，都成为
本企业的损失。
!" 保管场所一定要有遮掩与隔离，领用者或其他部门人员，不得或不能随便进入物
品保管场所与仓库。
四、购买计划
#" 商品的采购，原则上有计划、按批量统一进行。任何零星、分散的、无计划的采购，
都会加大采购成本，并且不能确保获得最合适的物品。
$" 订购组应该经常地对主要供应商与生产企业，以及市场状况进行调查研究，并把
各种调研结果记录下来，汇编成册，并且，由一线人员每天记录商品市场的价格变动情况，
以及商品目录变动情况。使本公司的订购与交易谈判工作更富有计划性。
%" 平时注意各种有利的交易条件，包括交货期、规格、支付条件、商品退换、折扣、送
货与交货条件、交易方式，以及有关订购与接货事务等等。
!" 如果分事业单位所在地的物品价格便宜，或者在当地采购合算，不必按总公司的
采购计划进行，允许按下列程序进行当地采购。
（#）填写“当地采购申请传票”（一式三份），其中两份交总公司供应科。在申请传票中
如实写清当地的价格。
（$）供应科据此进行测算，包括考虑批量采购折扣、运输费与采购或订购费等等，作出
决策，在申请传票上作出批示，返回分事业单位，指示其按供应科的决定行事。
（%）返回店的“申请传票”，作为日后向总公司财务科结算的凭证。
五、用品规格及采购基准
#" 编制标准的商品目录及其分类，对主要商品作出规定，以作为制订供应计划与供
应事务的基准。
标准目录尽可能具体、明确，例如账票，写明（#）名称，（$）格式，（%）纸张质地，（!）大小
尺寸，（&）装订，（’）每册（本）页数，（(）单价，（)）色彩等等。
$" 确定采购或订购规格与样品，在采购或订购时参照选购，或者提供给供应商，按规
格与样品供货，并作为接货与验货的基准。%" 对特别重要的商品，必须从销售的角度审
视，确定采购商品的规格及采购基准。
!" 制订有关商品采购与供应，以及改良商品的提案制度，改善商品供应事务。
六、供应事务的运行
#" 供应事务的主管，应该经常检查部下在执行订购方针、计划以及处理事务过程中
的情况，发现问题，及时予以纠正。
$" 任何一项订购或采购，都必须经两人以上进行合议与商定后进行，以便使两个人
的知识与见解相互补充，并且防止在选择供应商方面出现偏颇与舞弊行为。
!" 采购人员必须公正自律，从企业的利益出发，采购合适与价格合理的商品。
#" 在采购上既要注意“货比三家”，利用竞争竞价，谋求低成本购买上的好处；又要善
于利用集中订购，以及长期订购的手段，提高交易地位，谋求有利的采购条件。
$" 有组织地对供应商进行调查与选择，把握供应商的供货信誉、资信以及商品质量。
%" 在选择新供货伙伴时，必须进行实地调查，按事先设计的调查用表进行填写，交给
供应科长裁决。对一些重要的供货厂商，在确定供货关系前，双方的主管至少见面会谈一
次。
&" 原则上必须以订购单的方式进行订购。订购单一式三份，一份用于订购，一份用
于进货验收，一份上报主管备案。
’" 供应科应该不断地改进工作，促进供应业务合理化。
（(）设立订购台账，并依靠台账，对整个供应过程，包括申请、预算、订购、收发领用等
过程，进行系统管理。
（)）编制订购日报，按日向主管、财务部门和保安部门作出报告。
（!）编制若干种标准的契约书格式，以提高供货或采购契约缔结的效率，避免签约时
的失误。
（#）对样品按各种规格、型号与形状，进行分类整理，便于采购计划的制订、预算的编
制，以及订购与验收。
（$）订购预算，以及与供应商有关的各种通报，必须尽可能转告相关部门。
（%）运用订购管理板，对订购事务进行管理，另外，运用订购管理卡，对订购与接货责
任人员进行管理。
（&）对采购价格情况进行统计分析，按类别编制报表，以示明供货厂商的价格情况，以
及各供应商对订购成本降低的意义。
七、商品的保管
(" 对保管商品的仓库设施，包括货架、货柜进行更新改造，提高商品存放领取的效
率，提高仓库面积利用效率。并且对各种商品进行合理分类，便于取存与有规则地码放。
)" 保管商品的分类，原则上按下列标准进行。
（(）文化用品。
（)）日用品。
（!）食品。
（#）电器。
!" 仓库中货架、货柜等，都得挂上现有商品领取登记卡，对收发领取量进行登记，并
核算其余量，以防止丢失与被盗。
#" 在物品仓库的事务室中，设置管理板，展示各商品申请需要量、库存量及需要订购
量。
!" 保管商品组，必须经常清理仓库各货架与货柜，及时清理死货、无用商品及废品，
移入统一存放这类商品的指定地点或场所。
#" 保管商品组必须制作仓库商品放置平面图，并在货架货柜上贴上分类与编号标
签；分类与编号可以用不同颜色标出，或依商品类别用不同色彩表示。
$" 按所保管商品品种统计并编制“收发领取月报”，送报订购组，以及主管科长。在
收发领取月报中，对各店实际领用数量进行统计；在库存余量边上，注明各店已经提出的
申请订购量。
采购作业进度控制办法
一、为准确控制库存量，确实掌握采购时间，特制订本办法
二、采购作业期限设定方法
%" 将从国内外采购商品的作业程序列出。
&" 分别设定采购作业期限。
’" 将采购地区划分为亚洲地区、欧美地区及国内地区。
(" 据此逐项为每一采购作业程序设定所需时间。
三、采购作业进度控制方法（设定采购进度管制点）
%" 内购分为：询价、订购、交货’ 个管制点。
&" 外购分为：询价、订购、开发、装船、到港! 个管制点。
四、实施程序
%" 收到请购单后，将请购部门限定的进货日期和采购经办人员预定询价完成日期填
入“采购进度管制表”。
&" 每一阶段完成后，将实际完成日填入“采购进度控制表”（见附表%），并填入下一阶
段预定进度。（可以括号区分实际进度）。
’" 每周六列下周应完成的采购业务的预定进度，以供预先掌握进度。
(" 逾期未完成的请购作业，由采购人员填具“采购交货延迟检讨表”（见附表&），并提
出补救办法，送请购部门表示意见，以便及时采取相应措施。
五、本采购进度控制施行细则，呈总经理核准后实施，修订时亦同。
填表说明
%" 目的：
提示采购人员每周内应完成的进度，以保证采购控制有条不紊。
!" 使用方法：
（#）本表每周填写一次。
（!）每一请购项目仅列一项作业阶段的预定日期。如该阶段的实际日期已填入，则填
写下一阶段的预定进度。
附表#：
采购进度控制表
年月日
序号
请购部门商品编号品名规格单位数量
需要日
询价日
订购日
开发日
装船日
到港日
交货日
备注
附表!：
采购交货延迟检讨表
年月日
序号请购部门采购经办
品名
事由延迟天数
出产厂未交量
说明
（含保证事项）
请购部门
意见
最终完成情况
本表用于对延迟的采购项目进行催办，了解原因及预期进度。
公司库存量控制办法
一、存量基准设定办法
"# 月销量预估额的设定与修订
!用量稳定的商品由营业部管理人员依据上年月平均销量设定。其中可参考今年销
售目标和销售计划。逢销售计划发生重大变化时，应据之做出相应修正。
"季节性特殊性商品由管理人员于每季度首日的一周前按上一季度及去年同期各月
份之销量，并参考市场情况，预估本季各月份预计销售量，再据之推算该种商品的月销量。
!$ 进购临界点的设定
!进购临界点———采购作业期间的需求量与安全存量之和。
"采购作业期间的需求量———采购作业期限（见附表"）与预估月销量之积。
#安全存量———采购作业期间的需求量乘以差异管制率（!%&）再加上装运延误期间
的用量。
!" 采购作业期限
由采购人员按采购作业各阶段所需时间设定，其作业流程与作业天数应报经主管核
准，以此作为请购需求日和采购数量的参考。
#" 请购量的设定
!相关因素：采购作业期间的长短、最小包装量、最小交运量及仓储容量。
"数量设定：凡从欧美地区外购，每次请购三个月货量；从亚洲地区外购为两个月货
量；内购商品则每次请购!$ 天货量。
%" 库存量基准的确认
管理人员将上述结果填入“库存量基准设定表”（见附表&），呈总经理核准后，送保管
部门存。
二、请购办法
请购单提出后先交由保管部门，查询在途量、库存量及安全存量，并分别填入，经审核
无误后送采购部门。
三、销售反应及处理
管理人员于每月% 日前针对前月开具“销售情况调查反应表”，查明差异原因及处理
措施，决定是否修正“预估购货量”。如需修订，应于反应表“拟修订月购量”栏内修订，并
经总经理核准后，送保管单位修改库存量基准。
四、库存查询及采取措施
’" 保管人员接获核准修订月购量的“销售情况调查反应表”（见附表!）后，应即查询
“库存管制表”、查询该商品在途量及进度，并决定是否需修改交期。
&( 若管理人员决定修改交期，应填具“交期变更联络单”送请采购单位采取措施。采
购单位应将处理结果于“采购部门答复”栏内填妥，送回管理人员。
五、存量管制部门及职责
’" 管理人员
属商品存量管制作业中心，负责月购货量基准设定、销售情况分析及采取措施。
&" 采购单位
负责各项商品的采购作业期限设定、采购进度管制及异常处理。
附表!：
采购作业期限表
单位：天
阶段采购进品海关合计
流程
价格
调查
汇报定价呈报签约申请开发装运入关入厂
企
业
期
限
商品"
商品#
商品$
内购
其他
附表%：
库存量基准设定表
商品编号品名规格单位
采购
区域
上年平均月销量设定月购量安全存量进购临界点
合计合计天数数量天数数量
合计
营业部门业务主管： 经办人：
库存量管理作业流程
采购作业程序及要点
程序要点
接件分发!" 请购单各栏填写是否清楚
#" 按分配原则分派请购案件
$" 急件优先分派办理
%" 无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门
&" 撤销请购单应先送办理
询价!" 交货期无法配合需用日期时联络请购部门
#" 充分了解请购商品的品名、规格
$" 急件或需用日期接近者应优先办理
%" 向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、
地点、付款办法
&" 同规格产品有几家供应均宜询价
’" 有否其他较有利的代用品或对抗品
(" 应提供同规格，不同厂牌做比较
)" 有否必要办理售后服务及保修年限
*" 新厂商产品，是否需经检验试用
比价、议价!" 厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认
#" 是否殷实可靠的生产厂或直接进口商
$" 其他经销商价格是否较低
%" 经成本分析后，设定议价目标
&" 是否必要向厂商索取型录比较
’" 价格上涨下跌有何因素
(" 是否必要开发其他厂商或转外购
)" 规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标
呈核!" 请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件
#" 买卖惯例需超交者应注明
$" 购买新产品时，联络请购部门述明情况
%" 按核决权限呈核
续
程序要点
订购!" 需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或有附带
条件等应制定买卖合同
#" 再向厂商确认价格、交货期、质量条件
$" 分批交货者在请购单上盖分批交货章
%" 订购单（采用联络函或传真机）交厂商，无法按需用日期交货的案
件联络请购部门
催交!" 约交日期前应再确认交货期
#" 无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制
表内催办
$" 已逾约交货日期尚未到货者加紧催交
整理付款!" 发票抬头及内容是否相符
#" 发票金额与请购单价格是否相符
$" 有否预付款或暂借款，应处理
%" 是否需要扣款
&" 需要办退税的请购单转告退税部门
’" 以内销价采购供外销商品，应先收齐退税同意书始得办理付款
收件、分发、核对!" 收件
#" 按分配原则指派经办人
$" 核对品名
%" 核对规格
&" 核对数量
’" 核对需要日期
询价!" 选择询价对象及地区
#" 询价
$" 整理报价资料
%" 确认请购内容
&" 寻找对抗品
’" 选择开发对象
(" 询价索样
)" 整理对抗品资料及样品送样
*" 整理检验结果

续
程序要点
议价、比价、呈核!" 调查市场行情
#$ 核对资金预算
%$ 选择议价对象
&$ 研拟底价
’$ 研议采购条件
($ 议价（或公开比价）
)$ 填写上次报价记录
*$ 估算海（空）运费
+$ 估算保险费
!," 核对付款条件
!!$ 比较交货期限
!#$ 检查卸货条件
!%$ 估算关税
!&$ 按核决权限呈核
进口、签证、结汇!$ 缮打输入许可证申请书
#$ 缮写用途说明书
%$ 备妥签证必要文件
&$ 提案申请签证
’$ 签证专案申请作业
缮造申请书及附件
整理必要文件
提案申请
($ 申请结汇
)$ 整理结汇文件
*$ 核对签证结汇文件
+$ 修改输入许可证或信用状作业
投保、船务!$ 洽订保率
#$ 投保缴交保险费
%$ 洽订特约船舶公司及运费
&$ 指定船舶公司
’$ 交涉货柜使用期限
($ 核算运费
)$ 缴交运费
*$ 处理大宗商品船务
程序要点
装运!" 督促预定装船期
#" 申请“工业用”证明
$" 申请分期缴税
%" 申请预保火险及动产抵押
&" 督促装运文件
’" 确认船期
(" 整理装运文件
)" 申请管理品放行证
*" 联络及安排卸货
!+" 确认船代理
!!" 确认公证处（所）
!#, 联络交货期异常修改- . /，/. 0
报关、提货!" 银行背书
#" 办理担保提货
$" 整理文件报关
%" 缴税提货
&, 收货
索赔!" 核对商品检验报告
#" 填写索赔记录单
$" 向保险公司、船务公司索赔
%" 向供货厂商索赔
&" 办理退货掉换作业
跟催!" 督促收货单
#" 控制长期合同的交货
$" 控制外购资金
%" 整理采购案件
&" 计算卸货延滞费及奖金
’" 办理退汇
请购单工作流程
!" 本单使用说明
（!）本单系办理商品请购时使用
（#）本单一式四联由请购单位制表
第一联：请购单位存查
第二联：送会计部门（当月消耗的物品，此联代到货通知单）
第三联：仓储部门
第四联：采购部门
（$）规格必须详细填明并写明编号
#" 本单流程
（!）第一联：请购单位制单后存查
（#）第二联：请购单位制单!采购部门询价采购!仓储部门检验点收!送会计单位存
查
（$）第三联：请购单位制单!采购部门询价采购!仓储部门检验点收后存查
• %# •
成功商场超市管理规章制度全集
（!）第四联：请购单位制单!采购部门询价采购后存查
外购单工作流程
"# 本单的使用说明
（"）本单系申请向国外采购商品时使用
（$）本单一式共分白、黄、蓝三联，由请购单位制单
!第一联：核准后退回请购单位
"第二联：核准后送仓库存查
#第三联：外购单位凭以购货，确定后仓库验收记卡，再转会计单位
$第四联：外购单位自存—（%）本单请购名称、规格、数量、单位用途均需填写清楚
（!）本单一料一单
$# 本单流程
（"）第一联：请购单位制单!经权责主管核准!请购单位存查
（$）第二联：请购单位制单!经权责主管核准!仓库单位存查
（%）第三联：请购单位制单!经权责主管核准!外购单位购货!仓库验收记卡!会计
组核计后存查
（!）第四联：请购单位制单!经权责主管核准!外购单位自存
送货验收单
进货时间年月日厂商名称订购数
商品编号交货数
订单号码品名规格点收数
发票号码实收数
检验项目检验规范检验状况数量判定
检验数量不良率不良数
处理情况允收拒收特采全检
备
注
仓
库
主
管
入
库
员
质
量
主
管
检
验
员
点
收
员
进货日期表
年月日
编号货号品名规格厂商数量销单备注
进货管理注意事项
一、指定进货的承办人
!" 若进货事项归销售部门管辖，那么，一定要指定进货的承办人。
!" 要选用具有商品知识、通晓进货厂家、有交涉能力、办事周详、诚实的人。
#" 销售经理应常留意进货业务。
二、进货计划与管理
$" 进货计划以销售计划及存货计划为基础，故应先确立基本的计划方可。
!" 若依各销售部、分店、营业处独立进货与存货所发生的浪费现象，则必须注意总体
性的控制。
#" 进货及付款的日期，需与财务部的经办人联络、协调。
%" 若有资金调动优先的情况时，要特别严守其进货管理（要与财务部保持联系）。销
售经理应详查有无过度进货。
三、进货来源的管理
$" 作进货来源卡，以判断各进货来源的动向与成绩。
!" 销售经理应尽量访问进货厂家，与之保持良好的关系，并收集促销的情报。
存货计划与控制制度
一、本公司各项商品的存量，应由仓库部妥为控制，以避免资金呆滞或存量不足影响
销货，期以达成适货、适量、适时的商品供应目标。
二、销路较广的商品，仓库部应于每月$& 日（或随时）会同各有关部门，参照以往销售
记录、市场状况及营业计划等因素，分别机动制订最合适的订购点、订购量以及安全存量。
三、订有订购点、订购量及安全存量的商品，应由仓库部确实据以控制，存量到达订购
点时，应及时申请购货补充。